Implementation decree registration of UBOs of trusts and similar legal constructions

Read this article in Dutch

On September 27, 2020, the UBO register entered into force. The purpose of the UBO register is to combat financial-economic crime, such as money laundering, corruption or tax evasion. Pursuant to the Implementation Act on registration of beneficial owners of companies and other legal entities (Implementation Act UBO Register), which entered into force on that date, existing Dutch legal entities are required to register their UBO in the Dutch UBO Register within 18 months. Legal entities established after the implementation date must register their UBO in the UBO Register before filing an application for initial registration with the Chamber of Commerce. In our brochure, we have also discussed who qualifies as a UBO and to whom the registration obligation applies and point out some privacy and disclosure aspects.
 
On April 23, 2021, the Implementation bill registration of UBOs of trusts and similar legal constructions (Implementation Act Trust Register) was submitted to the Dutch Parliament. When drafting the Implementation Act, alignment was sought as much as possible with the Implementation Act UBO Register, as a result of which a number of provisions correspond to that act.
 
Subsequently, on June 28, 2021, the draft Implementation Decree on registration of UBOs of trusts and similar legal constructions (Implementation Decree Trust Register) was published. This draft decree elaborates on various provisions of the Implementation Bill Trust Register. In this article we will discuss the obligations regarding the registration of the UBO of a trust or similar legal constructions in the Trust Register.
 
What is a trust/similar legal construction?
 
Anglo-Saxon legal systems are familiar with the trust. This is a legal construction whereby assets are entrusted to and owned by a trustee. This trustee manages these assets in accordance with a trust deed for its ultimate beneficiaries. The trust has many different manifestations and is used for different purposes in the business, family, as well as cultural and charitable spheres.
 
In addition to trusts, the law also covers legal constructions that are equated with a trust. These are constructions that - as the word also says - have a similar structure or function to the trust. The European Commission has published a list of these constructions.
 
Trusts and similar legal constructions are not yet registered in the trade register of the Chamber of Commerce in the Netherlands. With this registration obligation, a contribution is made to the transparency about trusts and similar legal constructions, and their beneficial owners. The trustee of trusts and similar legal constructions who is established or resident in the Netherlands or whose trustee enters into a business relationship or processes real estate in the Netherlands must be registered as the UBO.
 
What is the definition of a UBO in a trust or similar legal construction?
 
A UBO is always a natural person. This also applies to the UBO of a trust or similar legal construction. All natural persons who are (in)directly UBOs of a legal entity or partnership that has the capacity of:

• Founder;
• Trustee;
• Protector;
• Beneficiary; or
• Any other natural person who exercises ultimate control over the trust by direct or indirect ownership or by other means.

When must the UBOs be registered?
 
The obligations apply to trustees resident or established in the Netherlands or resident or established outside the European Union who enter into a business relationship or acquire immovable property in the Netherlands on behalf of the trust or similar legal construction.
 
If the trusts and their beneficial owners are already registered in a register of another member state of the European Union created on the basis of Article 30 of the Fourth Money Laundering Directive, registration in the Netherlands is not necessary.

Only in the case of an economic interest of 3% or more, the beneficiary in question must be registered as UBO. For each UBO, the nature and extent of the economic interest must therefore be registered. The Trust Register Implementation Act classifies these in the following classes:

• at least 3% up to and including 25%;
• at least 26% (we believe this meant to be more than 25%) up to and including 50%;
• at least 51% (we believe this meant to be more than 50%) up to and including 75%; and
• at least 76% through 100% (we believe this meant to be more than 75%).

What information shall be included in the trust register?
 
The following information must be included in the trust register:

• Name of the trust or similar legal construction
• What type of trust or similar legal construction is involved;
• Date and place where the trust or similar legal construction was created;
• Identity and nationality of the UBO;
• BSN or TIN number of the UBO;
• Day of birth/place/country and residential address of the UBO. However, this information is not accessible to everyone, but only to the competent authorities;
• Nature and extent of the beneficial interest.

Is the trust register public?
 
Some of the information in the trust register is public. The following information will be available to anyone:

• Name and type of trust or similar legal construction;
• Date and place as well as the purpose for which the trust or similar legal construction was created;
• Name, month and year of birth, state of residence and nationality of each UBO of the trust or similar legal construction; and
• Nature and extent of the beneficial interest.

The following information is only knowable by competent authorities:

• The BSN and the TIN number as well as copies of documents on the basis of which this has been verified;
• Day of birth, place of birth, country of birth and residential address as well as copies of documents on the basis of which this has been verified;
• The e-mail address;
• Copies of documents showing the date, place and purpose of the creation of the trust or similar legal construction;
• Copies of documents showing the nature and extent of the beneficial interest held by the beneficial owners.

The registered data and documents shall remain accessible until ten years have elapsed from the date on which the obligation to register the relevant trustees expires. The person requesting access to the registered data shall register online with the trust register administrator. The personal data of the requester shall be kept by the administrator for a period of five years.
 
Introduction of the trust register

On July 7, 2021, a Memorandum of Amendment was published in which several provisions of the Implementation Act Trust Register were supplemented, including the so-called reporting back obligation for institutions subject to the Money Laundering and Terrorist Financing (Prevention) Act (Wwft). This means that these institutions and the competent authorities will be obliged to report any discrepancy between the actual entitlement to a trust and the data registered in the trust register to the trust register administrator. It is likely that introduction of the Implementation Act Trust Register will take some time. It is possible that the reactions received to the Implementation Decree Trust Register published for consultation will provide further insights that will be incorporated in the Implementation Decree Trust Register before the Implementation Act Trust Register enters into force. We will of course inform you in a timely manner about new developments.

Dutch

Implementatiebesluit registratie UBO's van trusts en soortgelijke juridische constructies

Op 27 september 2020 is het UBO-register inwerking getreden. Het doel van het UBO-register is het bestrijden van financieel-economische criminaliteit, zoals witwassen, corruptie of belastingontduiking. Op grond van de op die datum van kracht geworden Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van vennootschappen en andere juridische entiteiten (Implementatiewet UBO-register) zijn bestaande Nederlandse rechtspersonen verplicht hun UBO binnen 18 maanden in het Nederlandse UBO-register te registreren. De rechtspersonen die na inwerkingsdatum worden opgericht dienen hun UBO te registreren in het UBO-register voordat een opgaaf ter eerste inschrijving bij de Kamer van Koophandel wordt gedaan. In onze brochure hebben wij ook besproken wie als UBO gekwalificeerd wordt en voor wie de registratieplicht geldt en wijzen wij op enkele aspecten op het gebied van privacy en de openbaarheid van gegevens.
 
Op 23 april 2021 is het wetsvoorstel Implementatiewet registratie uiteindelijk belanghebbenden van trusts en soortgelijke juridische constructies (Implementatiewet trustregister) bij de Tweede Kamer ingediend. De Bij het opstellen van de Implementatiewet is zoveel mogelijk aansluiting gezocht bij de Implementatiewet UBO-register, waardoor een aantal bepalingen overeenkomen met die wet.
 
Op 28 juni 2021 is vervolgens het concept Implementatiebesluit registratie UBO's van trusts en soortgelijke juridische constructies (Implementatiebesluit Trustregister) gepubliceerd. Hierin worden verschillende bepalingen van de Implementatiewet Trustregister nader uitgewerkt. In dit artikel bespreken wij in hoofdlijnen de verplichtingen tot registratie in het trustregister van de UBO bij een trust of een soortgelijke juridische constructie.
 
Wat is een trust/soortgelijke juridische constructie?
 
Angelsaksische rechtssystemen kennen de trust. Dit is een juridische constructie waarbij goederen worden toevertrouwd aan en in eigendom worden gehouden door een beheerder, ook wel trustee genaamd. Deze trustee beheert deze goederen in overeenstemming met een trustakte voor de uiteindelijke begunstigden. De trust kent vele verschillende verschijningsvormen en wordt voor verschillende doeleinden gebruikt in de zakelijke, familiaire, maar ook in culturele en charitatieve sfeer.
 
Naast de trusts ziet de wet ook op juridische constructies die worden gelijkgesteld met een trust. Het gaat dan om constructies die – zoals het woord ook zegt – een soortgelijke structuur of functie als de trust hebben. De Europese Commissie heeft een lijst van deze constructies gepubliceerd.
 
Trusts en soortgelijke juridische constructies worden nog niet geregistreerd in het handelsregister van de Kamer van Koophandel in Nederland. Door deze registratieverplichting wordt er een bijdrage geleverd aan de transparantie over trusts en soortgelijke juridische constructies, en hun uiteindelijk belanghebbenden. De trustee van trusts en soortgelijke juridische constructie die in Nederland gevestigd of woonachtig is of waarvan de trustee in Nederland een zakelijke relatie aangaat of onroerend goed verwerkt dient als UBO te worden geregistreerd.
 
Wat is de definitie van een UBO bij een trust of een soortgelijke juridische constructie?
 
Een UBO is altijd een natuurlijke persoon. Dit geldt ook voor de UBO van een trust of een soortgelijke juridische constructie. Alle natuurlijke personen die (in)direct UBO's zijn van een rechtspersoon of personenvennootschap die bij de trust of een soortgelijke juridische constructie de hoedanigheid heeft van:

• Oprichter;
• Trustee;
• Protector;
• Begunstigde; dan wel
• Elke andere natuurlijke persoon die door directe of indirecte eigendom of via andere middelen uiteindelijke zeggenschap uitoefent over de trust.

Wanneer moeten de UBO's geregistreerd worden?
 
De verplichtingen gelden voor trustees die in Nederland woonachtig of gevestigd zijn dan wel buiten de Europese Unie woonachtig of gevestigd zijn en in Nederland namens de trust of soortgelijke juridische constructie een zakelijke relatie aangaan of onroerende goed verwerven.
 
Indien de trusts en de uiteindelijk belanghebbenden daarvan al zijn ingeschreven in een op grond van artikel 30 van de vierde anti-witwasrichtlijn tot stand gebracht register van een andere EUR-lidstaat dan is registratie in Nederland niet nodig.
 
Slechts bij een economisch belang vanaf 3% moet de betreffende begunstigde als UBO worden geregistreerd. Voor iedere UBO dient dan ook de aard en omvang van het economisch belang te worden geregistreerd. De Implementatiewet Trustregister deelt deze in de volgende klassen in:

• ten minste 3% tot en met 25%;
• ten minste 26% (wij vermoedden dat bedoeld is: meer dan 25%) tot en met 50%;
• ten minste 51% (wij vermoedden dat bedoeld is: meer dan 50%) tot en met 75%; en
• ten minste 76% tot en met 100 procent (wij vermoedden dat bedoeld is: meer dan 75%)

Welke informatie wordt opgenomen in het trustregister?
 
De volgende informatie moet worden opgenomen in het trustregister:

• Naam van de trust of de soortgelijke juridische constructie
• Om wat voor soort trust of soortgelijke juridische constructie het gaat;
• Datum en plaats waar de trust of soortgelijke juridische constructie tot stand is gekomen;
• identiteit en nationaliteit van de UBO;
• BSN of TIN nummer van de UBO;
• Geboortedag/plaats/land en het woonadres van de UBO. Deze informatie is echter niet voor iedereen toegankelijk, maar enkel voor de bevoegde autoriteiten;
• Aard en omvang van het economisch belang.

Is het trustregister openbaar?
 
Een deel van de informatie in het trustregister is openbaar. De volgende gegevens wordt voor een ieder kenbaar:

• Naam en type trust of soortgelijke juridische constructie;
• Datum en plaats alsmede het doel waarvoor de trust of soortgelijke juridische constructie tot stand is gebracht;
• Naam, de geboortemaand, het geboortejaar, de woonstaat en de nationaliteit van iedere UBO van de trust of soortgelijke juridische constructie; en
• Aard en de omvang van het economische belang.

De volgende gegevens zijn alleen kenbaar voor bevoegde autoriteiten:

• Het BSN en het TIN nummer alsmede afschriften van documenten op grond waarvan dit is geverifieerd;
• De geboortedag, de geboorteplaats, het geboorteland en het woonadres alsmede afschriften van documenten op grond waarvan dit is geverifieerd;
• Het e-mailadres;
• Afschriften van documenten waaruit de datum, de plaats en het doel van de totstandkoming van de trust of soortgelijke juridische constructie blijken;
• Afschriften van documenten waaruit de aard en de omvang van het door de uiteindelijk belanghebbenden gehouden economische belang blijken.

De geregistreerde gegevens en documenten blijven toegankelijk totdat tien jaren zijn verstreken na de datum waarop de verplichting tot registratie van de desbetreffende trustees vervalt. Degene die verzoekt om inzage in de geregistreerde gegevens registreert zich online bij de beheerder van het trustregister. De persoonsgegevens van de verzoeker worden door de beheerder voor een periode van vijf jaren bewaard.
 
Invoering van het trustregister

Op 7 juli 2021 is een Nota van wijziging gepubliceerd waarin enkele bepalingen van de Implementatiewet trustregister zijn aangevuld, waaronder de zogenaamde terugmeldplicht voor meldingsplichtige instellingen onder de Wet ter voorkoming van witwassen en financiern van terrorisme (Wwft). Dit houdt in dat deze instellingen en de bevoegde autoriteiten verplicht worden om enige discrepantie tussen de feitelijke gerechtigheid tot een trust en de in het trustregister geregistreerde gegevens te melden bij de beheerder van het trustregister. Het is waarschijnlijk dat invoering van de Implementatiewet trustregister nog enige tijd vergt. Mogelijk leveren de reacties die worden ontvangen op het ter consultatie gepubliceerde Implementatiebesluit trustregister nog nadere inzichten op die in het Implementatiebesluit trustregister verwerkt worden voordat de Implementatiewet trustregister van kracht wordt. Wij zullen u uiteraard over nieuwe ontwikkelingen tijdig informeren.