Equality and diversity within the management of N.V.s and B.V.s
Locations
Equal rights for all is one of the most important pillars of Dutch society. It is even codified in the very first article of the Dutch constitution: all persons in the Netherlands shall be treated equally in equal circumstances; discrimination on the grounds of religion, belief, political opinion, race, sex or any other grounds is not permitted. So, we all have the same rights, but do we also all have the same position in society? The Netherlands Institute for Human Rights highlights that this is not always the case. Women participate less in the labour market and, unfortunately, the remuneration of work is not always equal. The fact that people have prejudices about what is masculine and feminine and who has what role in society contributes to this. The Dutch government believes that everyone in the Netherlands should have equal opportunities to develop talents and to show what he or she can do, regardless of sex and cultural background. In order to stimulate that equality, a bill in which obligations are laid down regarding the balancing of the ratio of men to women on the management board and supervisory board of large public companies (naamloze vennootschappen; N.V.s) and private limited companies (besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid; B.V.s) (the bill) has been submitted.
Main features of the bill
In order to increase the diversity of men and women in the top ranks of businesses, two measures have been introduced: (i) a growth quota for the supervisory board of listed companies and (ii) the obligation to set an appropriate and ambitious target for the supervisory board, the management board and the sub-management of large companies, with the obligation to draw up a plan for this and to report on this to the Social and Economic Council of the Netherlands (Sociaal-Economische Raad; SER). Companies that do not meet at least two of the following three requirements are considered to be 'large': (i) the value of the assets according to the balance sheet with explanatory notes amounts to, on the basis of acquisition and manufacturing price, not more than twenty million euro, (ii) the net turnover for the financial year does not exceed forty million euro and (iii) the average number of employees for the financial year is less than 250. Group companies (groepsmaatschappijen) of an ultimate holding company which complies with these obligations shall be exempted.
The first measure, the growth quota for N.V.s and B.V.s listed on a stock market in the Netherlands, means that so long as the composition of the supervisory board is not balanced, it is not possible to appoint persons as supervisory board members who do not contribute to a balanced composition of the supervisory board. A balanced composition is achieved when at least one third of the supervisory board members is male and at least one third is female. This would mean that if a person is appointed as supervisory member who does not contribute to a balanced composition of the supervisory board, this appointment would be in violation of the law and thus null and void. The same applies to the appointment of non-executive board members if the company applies a one tier board. However, the nullity of an appointment will have no consequences for the validity of resolutions. Resolutions that have been adopted by an invalidly appointed supervisory board member (or non-executive board member) will nevertheless be valid. This takes into account the position of third parties who are not aware of the nullity of the appointment, while still fulfilling the desire of the government for a severe sanction on the appointment of a supervisory board member or non-executive board member in violation of the growth quota.
The growth quota will only be applied on new appointments of supervisory board members and non-executive directors.
The second measure is an obligation for large N.V.s and B.V.s to determine appropriate and ambitious targets in order to balance the ratio of men to women on the supervisory board, management board and in the sub-management. These companies must also draw up a plan to achieve the targets and publish the plan, so that it can be inspected by everyone. The SER will create an infrastructure for publications of plans and further communication with regard to diversity policies, in order to promote transparency of large companies.
Important to note is that the sub-management is included in this second measure, as it is the idea that this will accelerate the rise to the top of a business.
Appropriate and ambitious are fairly vague terms, so what do they mean with regard to this bill? The explanatory memorandum to the bill defines these terms as follows: appropriate means that the target is dependent on the size of the management board, supervisory board and sub-management and on the currently existing ratio of men to women; ambitious means that the target should aim at making the composition more balanced than the existing situation.
Targets for a balanced composition
The explanatory memorandum to the bill includes a table that shows how a balanced composition of the supervisory board and the management board (one third female, one third male) can be achieved. In order to get a better understanding of how the balancing process works in practice, please take a look into the table below.
| Number of managing directors | Number of supervisory board members | Target |
| 1 | 1 | Combine: 1 woman, 1 man |
| 1 | 2 | MB: no target possible SB: 1 woman, 1 man |
| 2 | 1 | MB: 1 woman, 1 man SB: no target possible |
| 2 | 2 | MB: 1 woman, 1 man SB: 1 woman, 1 man |
| 2 | 3 | MB: 1 woman, 1 man SB: at least 1 woman and at least 1 man |
| 3 | 4 | MB: at least 1 woman and at least 1 man SB: 2 women, 2 men |
Possible issues: the binding recommendation right regarding the supervisory board of a large company and appointment rights for joint ventures
N.V.s and B.V.s may apply a large company regime (structuurregime) if (i) the company has an issued share capital (including reserves) of at least sixteen million euro, (ii) a works council has been established and (iii) there are at least one hundred employees working in the Netherlands at the company and its dependent subsidiaries. These companies must always have a supervisory board. The works council of the company has a binding right of recommendation to the supervisory board of persons to be appointed as a supervisory board member for at least on third of the positions in the supervisory board. However, this would mean that, taken the above measures into account, the recommendation right might be limited and dependent on the current composition of the supervisory board. For example: if the supervisory board must consist of three supervisory board members and two of them are women, while the third position for which the works council has a binding recommendation right is vacant, then the works council would be obliged to recommend to the supervisory board a man to be appointed as third supervisory board member.
In joint ventures, a similar issue may occur. For instance, in the event joint venture partner A and joint venture partner B each have the capacity to appoint one supervisory board member, the appointment of a man as supervisory board member by joint venture partner A, shall automatically mean that the other supervisory board member to be appointed by joint venture partner B must be a woman. It is therefore advisable to include provisions regarding the man/woman ratio within the supervisory board in the joint venture agreement.
Expiry, evaluation and entry into force
Both measures will expire after eight years after the entry into force of the new law. This means that companies have a period of eight years to balance the ratio of men to women in the supervisory board, management board and sub-management. Five years after the entry into force, an evaluation of the new articles of law will take place.
The House of Representatives have adopted the bill earlier this year. The plenary debate of the Senate will be held on 14 September 2021.
It is advisable to already take into account the measures mentioned in the bill and to strive for a balance between the number of men and women (and for diversity in general) on the supervisory board, management board and sub-management of your company. The growth quota does not apply to reappointments if the reappointment of a supervisory board member takes place within eight years after the year of the first appointment. This means that a supervisory board member who does not contribute to a balanced man/woman ratio may be reappointed once for a term of four years. After this term, a supervisory board member who contributes to the man/woman ratio must be appointed.
Please also be aware to take measures with regard to the balance between the number of men and women in the supervisory board in your joint venture agreement, in order to prevent any disputes between the joint venture partners.
Should you have any questions about the diversity requirements for large N.V.s and B.V.s in the Netherlands, please feel free to contact us.
Dutch Version
GELIJKHEID EN DIVERSITEIT BINNEN HET MANAGEMENT VAN N.V.'S EN B.V.'S
Gelijke rechten voor iedereen is een van de belangrijkste pijlers van de Nederlandse samenleving. Het is immers zelfs vastgelegd in het eerste artikel van de Grondwet: allen die zich in Nederland bevinden, worden in gelijke gevallen gelijk behandeld; discriminatie wegens godsdienst, levensovertuiging, politieke gezindheid, ras, geslacht of op welke grond dan ook, is niet toegestaan. We hebben dus allemaal dezelfde rechten, maar hebben we ook allemaal dezelfde positie in de samenleving? Het College voor de Rechten van de Mens wijst erop dat dit niet altijd het geval is. Vrouwen participeren minder op de arbeidsmarkt en de beloning van werk is helaas niet altijd gelijk. Vooroordelen die leven over wat mannelijk en vrouwelijk is en wie welke rol in de samenleving heeft, dragen hieraan bij. De regering vindt dat iedereen in Nederland gelijke kansen moet hebben om talenten te ontwikkelen en te laten zien wat hij of zij kan, ongeacht geslacht en culturele achtergrond. Om die gelijkheid te stimuleren is er een wetsvoorstel ingediend waarin nadere verplichtingen worden vastgelegd ten aanzien van een evenwichtige verhouding tussen mannen en vrouwen in het bestuur en de raad van commissarissen van grote naamloze vennootschappen (N.V.'s) en besloten vennootschappen met beperkte aansprakelijkheid (B.V.'s) (het wetsvoorstel).
Belangrijkste punten uit het wetsvoorstel
Om de diversiteit van mannen en vrouwen in de top van bedrijven te vergroten, worden er twee maatregelen geïntroduceerd: (i) een ingroeiquotum voor de raad van commissarissen van beursgenoteerde vennootschappen en (ii) de verplichting om een passend en ambitieus streefcijfer vast te stellen voor de raad van commissarissen, het bestuur en de subtop van grote vennootschappen, met de verplichting om hiervoor een plan op te stellen en hierover te rapporteren aan de Sociaal-Economische Raad (SER).
Vennootschappen die niet aan ten minste twee van de volgende drie vereisten voldoen, worden als 'groot' beschouwd: (i) de waarde van de activa volgens de balans met toelichting, bedraagt, op de grondslag van verkrijgings- en vervaardigingsprijs, niet meer dan twintig miljoen euro, (ii) de netto-omzet over het boekjaar bedraagt niet meer dan veertig miljoen euro en (iii) het gemiddeld aantal werknemers over het boekjaar bedraagt minder dan 250. Deze maatregel is niet van toepassing op groepsmaatschappijen van een uiteindelijke holdingmaatschappij die voldoet aan de uit deze maatregel voortvloeiende verplichtingen.
De eerste maatregel, het ingroeiquotum voor beursgenoteerde N.V.'s en B.V.'s, houdt in dat zolang de samenstelling van de raad van commissarissen niet evenwichtig is, het niet mogelijk is personen tot commissaris te benoemen die niet bijdragen aan een evenwichtige samenstelling van de raad van commissarissen. Er is sprake van een evenwichtige samenstelling als ten minste een derde van de commissarissen man en een derde vrouw is. Dit betekent dat indien een persoon tot commissaris wordt benoemd die niet bijdraagt aan een evenwichtige samenstelling van de raad van commissarissen, deze benoeming in strijd is met de wet en daarom nietig is. Hetzelfde geldt voor de benoeming van niet-uitvoerend bestuurders, in het geval de vennootschap een one-tier board heeft. De nietigheid van de benoeming heeft echter geen gevolgen voor de geldigheid van besluiten. Besluiten die zijn genomen door de nietig benoemde commissaris (of niet-uitvoerend bestuurder), zijn niettemin geldig. Er wordt hiermee rekening gehouden met de positie van derden die niet op de hoogte zijn van de nietigheid van de benoeming, terwijl toch tegemoet wordt gekomen aan de wens van de regering om een zware sanctie in te stellen op de benoeming van commissarissen of niet-uitvoerend bestuurders in strijd met het ingroeiquotum.
Het ingroeiquotum zal alleen worden toegepast bij nieuwe benoemingen van commissarissen en niet-uitvoerend bestuurders.
De tweede maatregel is een verplichting voor grote N.V.'s en B.V.'s om passende en ambitieuze doelen in de vorm van streefcijfers vast te stellen om de verhouding tussen mannen en vrouwen in de raad van commissarissen, het bestuur en de subtop in evenwicht te brengen. Ook moeten deze vennootschappen een plan opstellen om de streefcijfers te behalen en dit plan publiceren. De SER zal de infrastructuur creëren voor de publicatie van de plannen en verdere communicatie met betrekking tot diversiteitsbeleid, om zo de transparantie van grote bedrijven te bevorderen.
Belangrijk om te vermelden is dat de subtop in deze tweede maatregel is opgenomen, omdat het idee is dat dit de doorstroom naar de top van een bedrijf zal versnellen.
Passend en ambitieus zijn tamelijk vage termen, dus wat betekenen ze in de context van het wetsvoorstel? In de memorie van toelichting wordt het volgende opgemerkt: passend betekent dat de doelstelling afhankelijk is van de omvang van het bestuur, de raad van commissarissen en de subtop en van de huidige bestaande verhouding tussen mannen en vrouwen; ambitieus betekent dat de doelstelling erop gericht moet zijn de samenstelling evenwichtiger te maken ten opzichte van de huidige situatie.
Streefcijfers voor een evenwichtige samenstelling
De memorie van toelichting bij dit wetsvoorstel bevat een tabel die laat zien hoe een evenwichtige samenstelling van de raad van commissarissen en het bestuur (een derde vrouw, een derde man) kan worden bereikt. Om een beter inzicht te krijgen in hoe het proces in de praktijk zou werken, verwijzen wij u naar onderstaande tabel.
| Aantal bestuurders | Aantal commissarissen | Streefcijfer |
| 1 | 1 | Combineren: 1 vrouw, 1 man |
| 1 | 2 | B: geen streefcijfer mogelijk RvC: 1 vrouw, 1 man |
| 2 | 1 | B: 1 vrouw, 1 man RvC: geen streefcijfer mogelijk |
| 2 | 2 | B: 1 vrouw, 1 man RvC: 1 vrouw, 1 man |
| 2 | 3 | B: 1 vrouw, 1 man RvC: ten minste 1 vrouw en ten minste 1 man |
| 3 | 4 | B: ten minste 1 vrouw en ten minste 1 man RvC: 2 vrouwen, 2 mannen |
Mogelijke problemen: bindend aanbevelingsrecht en benoemingsrecht bij joint ventures
N.V.'s en B.V.'s kunnen het structuurregime toepassen indien (i) de vennootschap een geplaatst kapitaal inclusief reserves heeft van ten minste zestien miljoen euro, (ii) er een ondernemingsraad is ingesteld en (iii) er ten minste honderd werknemers in Nederland werkzaam zijn bij de vennootschap of bij haar afhankelijke maatschappijen. Deze structuurvennootschappen moeten altijd een raad van commissarissen hebben. De ondernemingsraad van de vennootschap heeft een bindend aanbevelingsrecht tot benoeming van personen op ten minste een derde van het aantal posities in de raad van commissarissen. Dit betekent echter dat, rekening houdend met de hierboven genoemde maatregelen, het aanbevelingsrecht beperkt en afhankelijk van de huidige samenstelling van de raad van commissarissen kan zijn. Ter illustratie: als de raad van commissarissen uit drie commissarissen moet bestaan en twee van hen zijn vrouw, terwijl voor de derde positie ten aanzien waarvan de ondernemingsraad een bindend aanbevelingsrecht heeft een vacature is, dan zou de ondernemingsraad verplicht zijn om de raad van commissarissen een man aan te bevelen om als derde commissaris te worden benoemd.
In joint ventures kan zich een soortgelijke kwestie voordoen. Als joint venture-partner A en joint venture-partner B ieder één commissaris mogen benoemen, dan moet de ene partner een man als commissaris benoemen, terwijl de andere partner dan verplicht is een vrouw tot commissaris te benoemen. Het is daarom raadzaam om in de joint venture-overeenkomst afspraken te maken over de man-vrouwverhouding binnen de raad van commissarissen.
Verval, evaluatie en inwerkingtreding
Beide maatregelen vervallen acht jaar na de inwerkingtreding van de wet. Dit betekent dat vennootschappen acht jaar de tijd hebben om de verhouding tussen mannen en vrouwen in de raad van commissarissen, het bestuur en de subtop in evenwicht te brengen. Vijf jaar na de inwerkingtreding zal een evaluatie van de nieuwe wetsartikelen plaatsvinden.
De Tweede Kamer heeft het wetsvoorstel eerder dit jaar aangenomen. De plenaire behandeling door de Eerste Kamer vindt plaats op 14 september 2021.
Het is raadzaam alvast rekening te houden met de in het wetsvoorstel genoemde maatregelen en te streven naar een evenwichtige verdeling van mannen en vrouwen (en diversiteit in het algemeen) in de raad van commissarissen, het bestuur en de subtop van uw bedrijf. Het ingroeiquotum is niet van toepassing op herbenoemingen in het geval de herbenoeming plaatsvindt binnen acht jaar na het jaar van de eerste benoeming. Dit betekent dat een commissaris die niet bijdraagt aan een evenwichtige samenstelling van de raad van commissarissen, éénmaal voor een periode van vier jaar kan worden herbenoemd. Na deze termijn moet een commissaris worden benoemd die wel bijdraagt aan een evenwichtige samenstelling van de raad van commissarissen.
Let er ook op dat er maatregelen genomen dienen te worden met betrekking tot de balans tussen het aantal mannen en vrouwen in de raad van commissarissen in uw joint venture-overeenkomst, om eventuele geschillen tussen de joint venture-partners te voorkomen.
Mocht u vragen hebben over de diversiteitseisen voor grote N.V.'s en B.V.'s, neemt u dan gerust contact met ons op.