Wie entscheiden die zuständigen Bewilligungsstellen über die Schlussabrechnungen?

Erhascht man einen Blick in den Terminkalender eines beliebigen Steuerberaters, so sieht man schnell, dass die Frist für die Einreichung der Schlussabrechnung Paket 1 (Überbrückungshilfe I-III sowie November- und Dezemberhilfe) am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024] endete. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen. 

Dies ist der Stichtag bis zu dem die Schlussabrechnungen für die verschiedenen Corona-Überbrückungshilfen zu erstellen sind. Wir möchten in einer Beitragsserie auf Problempunkte im Rahmen der Schlussabrechnungen eingehen.

In diesem Beitrag soll die Prüfungskompetenz der einzelnen Bewilligungsstellen näher betrachtet werden. Insbesondere möchten wir einige aus unser Erfahrung durch langjährigen Umgang mit Behörden Ihnen Tipps und Empfehlungen an die Hand geben, wie sie den Umgang mit den Bewilligungsstellen bestmöglich handhaben können.

 
I.          Prüfungskompetenzen der Bewilligungsstellen
Die Bewilligungsstellen sind für die Entscheidung über die Schlussabrechnungen der Überbrückungshilfen zuständig. Diese staatlichen Hilfsprogramme wurden ins Leben gerufen, um Unternehmen und Selbstständige während der Corona-Pandemie finanziell zu unterstützen. Die Schlussabrechnungen dienen dazu, die tatsächlich angefallenen Kosten und die gewährten Fördermittel miteinander abzugleichen.

Die Überprüfung der Angaben der Antragsteller erfolgt durch sogenannte prüfende Dritte, in der Regel Steuerberater oder Wirtschaftsprüfer. Sie sind dafür verantwortlich, die Richtigkeit und Plausibilität der Angaben zu kontrollieren, bevor sie die Schlussabrechnung einreichen. Mit der Einreichung bestätigt der prüfende Dritte, dass er die Angaben des Antragstellers auf ihre Plausibilität hin überprüft hat.

Zunächst erfolgt eine systembedingte automatisierte Vorprüfung. Anschließend erfolgt erst eine vertiefte inhaltliche Prüfung. Die genauen Abläufe des Verfahrens in der Schussabrechnung haben wir für Sie in einem gesonderten Beitrag dargestellt.

Änderungen der Angaben nach Einreichung der Schlussabrechnungen sind grundsätzlich nicht mehr möglich. Allerdings haben die prüfenden Dritten vor der Einreichung der Schlussabrechnung die Möglichkeit, die Angaben zu überprüfen und gegebenenfalls anzupassen. Es ist daher wichtig, dass Antragsteller und prüfende Dritte eng zusammenarbeiten und alle relevanten Informationen austauschen. Bei zeitnah festgestelltem Änderungsbedarf kann die Schlussabrechnung gebündelt zurückgezogen und neu eingereicht werden. Befindet sich die Schlussabrechnung bereits in der Prüfung, können nachträgliche Änderungen nur durch die Anmeldung eines Änderungsbedarfs bei der Bewilligungsstelle vorgenommen werden.

Die finale Förderhöhe wird von den Bewilligungsstellen festgelegt. Sie berechnen die Nachzahlungen und Rückzahlungen je Förderprogramm einzeln und erlassen jeweils einen gesonderten Schlussbescheid. Dieser Bescheid enthält die endgültige Entscheidung über die Höhe der gewährten Überbrückungshilfe sowie eventuelle Rückforderungen.

Entscheidungsberechtigt ist die Bewilligungsstelle, bei der die Schlussabrechnung eingereicht wurde. Dabei besteht stets ein Ermessensspielraum bei der Gewährung von Fördermittel. Wie im Antragsverfahren gilt auch hier – es besteht unter Umständen lediglich ein Anspruch auf Gewährung einer Förderung unter den besonderen Voraussetzungen des Art. 3 Abs. 1 Grundgesetz in Verbindung der Selbstbindung der Verwaltung. Allerdings haben die Überbrückungshilfe durch die umfangreichen FAQ des Bundes auch fördermittelrechtliche Besonderheiten, weil sie nach einer "Wenn-Dann-Logik" ausgestaltet sind: Wenn die Förderbedingungen erfüllt sind, besteht ein Anspruch auf Förderung – so zumindest unsere Lesart, die wir auch vor den Verwaltungsgerichten vortragen. Wie das Bundesverwaltungsgericht am Ende entscheiden wird, bleibt abzuwarten.

Zusammenfassend sind die Bewilligungsstellen für die Entscheidung über die Schlussabrechnungen der Überbrückungshilfen zuständig. Die prüfenden Dritten überprüfen die Angaben der Antragsteller, und Änderungen nach Einreichung der Schlussabrechnungen sind in der Regel nicht mehr möglich. Ausnahmen können allerdings gemacht werden. Die Bewilligungsstellen legen die finale Förderhöhe fest und erlassen entsprechende Schlussbescheide, der in der Regel an den prüfenden Dritten übersandt wird. Es ist mit einer mehrmonatigen Bearbeitungszeit zu rechnen.

 
II.         Tipps zur Kommunikation mit den Behörden
Ferner möchten wir Ihnen einen Leitfaden an die Hand geben, wie Sie als prüfender Dritter am besten mit den zuständigen Behörden im Rahmen der Corona-Überbrückungshilfen kommunizieren können.

1. Reaktion bei Rückfragen: Sollten seitens der Behörde Rückfragen zum Antrag auftreten, ist es wichtig, zeitnah und präzise zu antworten. Stellen Sie sicher, dass Sie alle notwendigen Informationen und Dokumente zur Verfügung haben, um die Fragen der Behörde beantworten zu können. Eine gute Kommunikation und Zusammenarbeit mit dem Antragstellenden ist hierbei essenziell. Dabei ist klar zu erkennen: Wer umfassende, nachvollziehbare rechtliche Ausführungen macht und diese plausibel untermauern kann, hat oft Erfolg.

Insbesondere gilt:
Es kann nicht davon ausgegangen werden, dass sich die Sachbearbeiter wirklich jede Rechnung ansehen, daher muss alles Wichtige bereits im Sachverhalt aufgenommen werden. Dabei können Wiederholungen auch ein Stilmittel darstellen, um eine bestimmte Begebenheit in den Vordergrund zu rücken.


2. Im Falle eines Ablehnungsbescheides: Falls der Antrag abgelehnt wird, hat der Antragstellende die Möglichkeit, innerhalb eines Monats Widerspruch einzulegen. Als prüfender Dritter sollten Sie den Antragstellenden dabei unterstützen und gegebenenfalls eine ausführliche Begründung für den Widerspruch erarbeiten. Achten Sie darauf, den Widerspruch schriftlich und unter Bezugnahme auf den Bescheid und das Aktenzeichen einzureichen. Der Widerspruch sollte per Einschreiben oder Telefax an die zuständige Behörde gesendet werden. Es ist darüber hinaus immer ratsam, in solchen Fällen anwaltliche Beratung aufzusuchen.


3. Einreichung der Schlussabrechnung: Die Schlussabrechnung zur Überbrückungshilfe kann seit Mai 2022 eingereicht werden und muss spätestens bis zum 31. Oktober 2023, auf Antrag mit einer verlängerbaren Frist bis zum 31. März 2024, erfolgen. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.  Als prüfender Dritter sind Sie dafür verantwortlich, die Schlussabrechnung im Namen des Antragstellenden über das elektronische Antragsportal des Bundes einzureichen. Achten Sie darauf, alle relevanten Informationen und Nachweise bereitzuhalten und die Abrechnung korrekt und vollständig auszufüllen.

Unsere Empfehlung: Vor allem in rechtlich komplexen Antragsverfahren ist unbedingt ein anwaltliches Begleitschreiben empfehlenswert. Ein gut begründetes, rechtlich nachvollziehbares Begleitschreiben hat unserer Erfahrung nach häufig einen positiven Einfluss auf das Verfahren.

 
III. Wie ist mit veränderten Sachverhalten umzugehen?
Häufig erreichen uns Fragen unserer Mandanten, wie idealerweise mit veränderten Sachverhalten umgegangen werden sollte, insbesondere in Hinblick auf die Kommunikation dessen mit der Bewilligungsstelle. Dies soll anhand einiger Beispielsfälle, die uns besonders oft erreichten, erläutert werden:


1. Beispielsfall: Überbrückungshilfeantrag III für den Zeitraum Januar bis Juni 2021 wird prognostisch im Februar 2021 gestellt, wobei sich zu diesem Zeitpunkt nicht absehen lässt, wie sich die Umsatzeinbrüche tatsächlich verhalten. Später stellt sich der Sachverhalt dann anders dar: Der Umsatzeinbruch ist höher/niedriger als prognostiziert.

Hier sollte in der Schlussabrechnung lediglich transparent die abschließenden Zahlen entsprechend plausibilisiert und übermittelt werden. Im Zweifel bitte Rechtsrat einholen.
 
 
2. Beispielsfall: Wie geht man bei einem Wechsel des prüfenden Dritten vor?

Grundsätzlich gilt: Alle Schlussabrechnungen eines Paketes müssen von demselben prüfenden Dritten bearbeitet und eingereicht werden. Erfolgten die Überbrückungshilfen in den Paketen von unterschiedlichen prüfenden Dritten, so ist vor Erstellung der Schlussabrechnung ein Wechsel des prüfenden Dritten umzusetzen. Im Zweifel bitte Rechtsrat einholen.

Beispiel: Für das Restaurant Ratskeller hat Steuerberaterin Stahnke einen Antrag auf Überbrückungshilfe I eingereicht. Steuerberaterin Siebel hat die Anträge für Novemberhilfe und Dezemberhilfe übernommen. Um die Voraussetzungen für die Schlussabrechnungen zu erfüllen, muss der Antragstellende in diesem Fall den Antrag für die Überbrückungshilfe I auf Frau Siebel oder die Anträge auf Novemberhilfe und Dezemberhilfe auf Frau Stahnke übertragen.


3. Beispielsfall: Überbrückungshilfeantrag III für den Zeitraum Januar bis Juni 2021 wird prognostisch im Februar 2021 für einen Unternehmensverbund gestellt. Im April 2021 scheidet Unternehmen A aus dem Unternehmensverbund ABCD aus.

In diesen oder ähnlichen Fällen ist seitens des prüfenden Dritten ein Problembewusstsein erforderlich. Es bedarf unter Umständen einer offensiven Nachfrage bei Mandanten, ob sich die Förderung dadurch verändert. Im Zweifelsfall empfehlen wir die Einholung rechtlichen Rats!
 
 
IV. Fazit
Zusammenfassend ist es als prüfender Dritter entscheidend, gut informiert und organisiert zu sein, um den Antragstellenden bestmöglich zu unterstützen. Eine offene und klare Kommunikation mit den zuständigen Behörden sowie dem Antragstellenden trägt maßgeblich zum Erfolg des Antragsverfahrens bei.


Wenn Sie Unterstützung im Rahmen der Corona-Überbrückungshilfen benötigen, melden Sie sich gerne bei uns. 
 
Wir helfen Ihnen auch kurzfristig. 

      
Über die Autoren

Dennis Hillemann ist Fachanwalt für Verwaltungsrecht und Partner im Verwaltungsrecht (vor allem Verwaltungsprozessrecht) im Hamburger Büro von Fieldfisher. Er berät Unternehmen und den öffentlichen Sektor, vor allem in komplexen Rechtsfragen des Öffentlichen Rechts und bei Streitigkeiten. Er berät seit mehreren Jahren auch im Fördermittelrecht.
 
Tanja Ehls begleitet als Rechtsanwältin regelmäßig Zuwendungsempfänger bei der Antragstellung und Abstimmung mit dem Zuwendungsgeber sowie bei der Dokumentation und dem Berichtswesen. Sie berät zudem zu zuwendungsrechtlichen Einzelfragen sowie zu begleitenden beihilferechtlichen und vergaberechtlichen Aspekten. Zu ihren Mandanten gehören Unternehmen in Verwaltungsverfahren, Ministerien und Behörden, Hochschulen und Forschungseinrichtungen.