Grundlegendes zu den Schlussabrechnungen im Rahmen der Corona Überbrückungshilfen

Die Frist für die Einreichung der Schlussabrechnung Paket 1 (Überbrückungshilfe I-III sowie November- und Dezemberhilfe) und Paket 2 (Überbrückungshilfe III Plus und IV) endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen. 

Dies ist der Stichtag bis zu dem die Schlussabrechnungen für die verschiedenen Corona-Überbrückungshilfen zu erstellen sind. Wir möchten in einer Beitragsserie auf Problempunkte im Rahmen der Schlussabrechnungen eingehen.

In diesem Beitrag sollen Grundlagen der Schlussabrechnungen behandelt werden. Neben der Darstellung der Rechtsnatur der Schlussabrechnungen und der neuen "paketweisen" Einreichung, sollen insbesondere Neuheiten im Schlussabrechnungsverfahren im Vergleich zum Antragsverfahren aufgezeigt werden.

 
I.          Rechtsnatur der Schlussabrechnungen
Was viele Mandanten gerne vergessen. Alle Corona-Überbrückungshilfen sowie die November- und Dezemberhilfen wurden nur unter dem Vorbehalt der Schlussabrechnungen gewährt. Alle Förderungen sind vorläufiger Natur. Das ist im Fördermittelrecht keine unübliche Konstellation, wenngleich es in diesem Umfang – über 1,5 Millionen erfolgreiche Anträge – noch nie in Deutschland so viele Vorbehalte im Fördermittelrecht gab.

Die Schlussabrechnung dient der Überprüfung der Rechtmäßigkeit ausgezahlter Fördermittel. Es werden die tatsächlichen Umsatzeinbrüche und angefallenen Fixkosten den Schätzungen bei Antragstellung gegenübergestellt. Gegebenenfalls müssen Antragstellende zu viel gezahlte Hilfen zurückzahlen. Eine Festsetzung der endgültigen Höhe der Billigkeitsleistung erfolgt anhand der tatsächlich realisierten Geschäftsentwicklung. Möglicherweise wird aber auch eine Nachzahlung festgesetzt (außer bei der Überbrückungshilfe I). Erfolgt keine Schlussabrechnung, sind die Förderleistungen in voller Höhe zurückzuzahlen.

Voraussetzung der Erstellung einer Schlussabrechnung ist das Vorliegen eines Bewilligungs- oder Teilablehnungsbescheids. Darüber hinaus können unbeabsichtigte Fehlangaben mit den Schlussabrechnungen korrigiert werden.  Dabei erfolgt eine erneute Überprüfung der Tatsachenlage anhand der Schlussabrechnungen.

 
II.         Schlussabrechnungen können paketweise eingereicht werden
Die Einreichung der Schlussabrechnung der Überbrückungshilfen, sowie der November- und Dezemberhilfe erfolgt paketweise. Das bedeutet, dass alle Abrechnungen einer Antragstellerin oder eines Antragstellers zu diesen Förderprogrammen in einem Antragsformular erfasst und gemeinsam abgesendet werden. Überbrückungshilfe I, II und III, sowie die November- und Dezemberhilfe bilden insgesamt Paket 1 der Schlussabrechnung. Die Abrechnung der Förderprogramme Überbrückungshilfe III Plus und Überbrückungshilfe IV erfolgt in Paket 2 der Schlussabrechnung.

Nach Angaben des Bundesministeriums für Wirtschaft und Klimaschutz birgt die paketweise Zusammenfassung aller Förderprogramme eine Reihe von Vorteilen zur Erleichterung der Schlussabrechnung. Da alle Programme pro Paket gemeinsam abgerechnet und eingereicht werden können, wird der Gesamtprozess deutlich beschleunigt. Die technische Verknüpfung der einzelnen Schlussabrechnungen erleichtert es der oder dem prüfenden Dritten zudem, die erhaltenen Förderleistungen auf einen Blick aufzurufen und einzutragen.

Praxistipp: Es besteht seit März 2023 die Möglichkeit, Paket 2 zu bearbeiten und einzureichen, auch wenn Paket 1 noch nicht abschließend von der Bewilligungsstelle geprüft wurde!

 
III. Grundlegende Fragen im Rahmen der Schlussabrechnung
1. Warum ist eine Schlussabrechnung einzureichen?
Die Corona-Wirtschaftshilfen wurden allesamt auf Basis von prognostizierten Umsatzrückgängen und Fixkosten beantragt. Im Rahmen der Schlussabrechnung ist nun die endgültige Höhe zu ermitteln, damit die tatsächliche Geschäftsentwicklung deutlich wird. Dadurch soll sichergestellt werden, dass potenziell zu viel gezahlte Gelder wieder abgeschöpft werden und zu wenig unterstütze Unternehmen noch nachträglich die ihnen zustehenden Gelder erhalten können.

Dabei sind alle Unternehmen, die eine der Corona-Wirtschaftshilfen Überbrückungshilfe I-IV, sowie November- und Dezemberhilfe beantragt haben, verpflichtet eine Schlussabrechnung einzureichen. Zur Erleichterung der Anrechnung von Förderungen zwischen den jeweiligen Programmen wie auch der Überprüfung des Einhaltens beihilferechtlicher Obergrenzen erfolgt die Schlussabrechnung gebündelt in zwei Paketen.


2. Bis wann ist eine Schlussabrechnung einzureichen?
Dies lässt sich den jeweiligen FAQ des Bundes entnehmen. Wir haben im Folgenden für Sie eine kurze Übersicht erstellt:
 
Überbrückungshilfe I 30. Juni 2023 (endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.)
Überbrückungshilfe II 30. Juni 2023 (endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.)
Überbrückungshilfe III 30. Juni 2023 (endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.) einzureichen.Überbrückungshilfe III Plus 30. Juni 2023 (endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.)
Überbrückungshilfe IV 30. Juni 2023 (endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.)
November- und Dezemberhilfe 30. Juni 2023 (endete am 31. Oktober 2023 [Nachfrist: 31. Januar 2024]. Die Frist konnte auf Antrag zunächst bis zum 31. März 2024 verlängert werden. Sofern eine Fristverlängerung beantragt wurde, ist die Schlussabrechnung nun bis spätestens 30. September 2024 einzureichen.)

Die Fristverlängerung kann seit Anfang März 2023 ausschließlich über das Antragsportal beantragt werden. Eine Verlängerungsanfrage per E-Mail ist nicht möglich. Im Antragsportal ist es dafür notwendig, das Organisationsprofil zu erstellen und auszufüllen, gesonderte Begründungen für die Fristverlängerung sind dann nach Kenntnisstand der Bewilligungsstelle nicht erforderlich. 


3. Was müssen die Schlussabrechnungen beinhalten?
Im Rahmen der Überbrückungshilfe I-IV gilt, dass der corona-bedingte Umsatzeinbruch dargelegt werden muss, wobei durch den prüfenden Dritten die Höhe des tatsächlich entstandenen Umsatzeinbruches und die endgültigen Umsatzzahlen im jeweiligen Förderzeitraum durch den prüfenden Dritten dargestellt werden muss. Dies gilt ferner für die betrieblichen Fixkosten. Sofern im Einzelfall ein Unternehmensverbund vorliegt, ist dies ebenfalls bei der Schlussabrechnung anzugeben. Zuletzt gilt die Maßgabe, dass im Rahmen der Plausibilitätskontrolle falsche Angaben zu korrigieren und richtig zu stellen sind. Hinsichtlich der Berücksichtigungsfähigkeit der Kosten gilt, dass nach Ziffer 2.4 der FAQ „ausschließlich solche Verbindlichkeiten, deren vertragliche Fälligkeit im Förderzeitraum liegt (inklusive vertraglich vereinbarte Anzahlungen), förderfähig sind. Maßgeblich für den Zeitpunkt der vertraglichen Fälligkeit ist ausschließlich der Zeitpunkt, der sich nach der (ersten) Rechnungsstellung ergibt. Nicht relevant ist der Zeitpunkt weiterer Zahlungsaufforderungen, der Zeitpunkt der Zahlung oder der Zeitpunkt der Bilanzierung.

Im Rahmen der November- und Dezemberhilfe gilt, dass der Umsatz im Förderzeitraum sowie der Umsatz im Förderzeitraum korrekt angegeben werden muss. Ferner sind anderer erhaltene Leistungen, die angerechnet werden können, anzugeben, wie beispielsweise Kurzarbeitergeld oder sonstige Überbrückungshilfe. Selbstredend gilt auch hier, dass Falschangaben zu korrigieren und richtig zu stellen sind.


4. Wie hoch ist die endgültige Höhe der Zuschüsse?
Im Rahmen der Schlussabrechnung wird anhand der tatsächlich erzielten Umsätze und förderfähigen Fixkosten in den Förderzeiträumen das Vorliegen der Antragsberechtigung dem Grunde nach noch einmal geprüft und die endgültige Höhe der Billigkeitsleistungen final bestimmt. Die Ermittlung der endgültigen Förderbeträge kann je nach Förderprogramm eine Nachzahlung von Zuschüssen oder eine Rückforderung dieser ergeben. Um Doppelförderungen auszuschließen erfolgt im Rahmen der Schlussabrechnung eine Anrechnung von weiteren gleichartigen corona-bedingten Zuschussprogrammen des Bundes, der Länder oder der Kommunen, wenn sich Förderzweck und Förderzeitraum überschneiden. Darlehen wie der KfW-Schnellkredit werden grundsätzlich nicht auf die Corona-Wirtschaftshilfen angerechnet. Sie können jedoch beihilferechtlich relevant sein.


5. Wie läuft der Prozess ab?
Die Antragstellung erfolgt zwangsweise durch den prüfenden Dritten. Der Steuerberater verifiziert die Angaben in den Schlussabrechnungen und steht für deren Vollständigkeit ein. Dabei ist dieser verpflichtet, nachträglich aufgetretene Unrichtigkeiten anzugeben. Andernfalls drohen eine mögliche Strafbarkeit wegen (Beihilfe zum) Subventionsbetrug bzw. berufsrechtiche Konsequenzen. Einzelheiten, wann eine Strafbarkeit in Betracht kommt und wie diese zu verhindern ist, haben wir in einem gesonderten Beitrag behandelt.

Das Verfahren ist in mehrere Schritte unterteilt. In einem ersten Schritt legt der prüfende Dritte, der die ursprünglichen Anträge eingereicht hat (was bei einem Steuerberaterwechsel zu tun ist, haben wir hier für sie detailliert beschrieben), ein sog. Organisationsprofil für den Antragstellenden an. Das Organisationsprofil dient als Bindeglied, um sämtliche Anträge, für die eine Schlussabrechnung erstellt werden muss, gemeinsam im Paket abrechnen zu können. In diesem Organisationsprofil werden die aktuellen Daten des jeweiligen Antragstellers und im Falle eines verbundenen Unternehmens, alle übrigen Unternehmen des Verbundes, erfasst. In einem zweiten Schritt werden die ursprünglichen Anträge jenem Organisationsprofil zugeordnet. Danach wird für jedes der beantragten Förderprogramme ein separater Antrag auf Schlussabrechnung ausgefüllt. Die Bearbeitung der Anträge erfolgt in der Reihenfolge der Leistungszeiträume der Programme, um Abhängigkeiten aufzulösen.

Praxistipp: Das Organisationsprofil anzulegen dient lediglich zur Überprüfung, ob die im Antragsverfahren angegebenen Daten noch aktuell sind. Es gibt daher die technische Möglichkeit, die ursprünglichen Angaben aus einem bereits gestellten Antrag in das Organisationsprofil zu übertragen. Die Aufgabe des prüfenden Dritten ist es dann, die Aktualität der Angaben zu prüfen.

Systemseitig erfolgt zunächst eine automatisierte Vorprüfung. Im anschließenden Prüfverfahren erfolgt unter Berücksichtigung der Vorprüfungsergebnisse eine vertiefte Prüfung der Schlussabrechnungen. Dabei können zusätzliche Nachweise angefordert werden. Grundsätzlich sind alle Nachweise in geeigneter Form stets bereit zu halten. Bei vorsätzlich oder leichtfertig falschen oder unvollständigen Angaben sowie vorsätzlichem oder leichtfertigem Unterlassen einer Mitteilung über Änderungen in diesen Angaben müssen die Antragstellenden mit Strafverfolgung wegen Subventionsbetrugs (§ 264 StGB) und weiteren rechtlichen Konsequenzen rechnen. Auch hier sei auf unseren Beitrag zu einer Prävention von strafbaren Handlungen im Rahmen von Schlussabrechnungen verwiesen.

In der Regel werden die Schlussbescheid elektronisch an die prüfenden Dritten zur Weiterleitung an die Antragstellenden erteilt. Laut Behörde ist aufgrund der hohen Anzahl eingehender Anträge mit einer mehrmonatigen Bearbeitungszeit zu rechnen. In der Praxis können solche Prüfungen auch bis zu drei Jahre in Anspruch nehmen. Die Rückzahlungsfrist beträgt sechs Monate ab Datum des Schlussbescheides. Bis dahin ist keine Verzinsung zu leisten. Es können Stundungs- und Ratenzahlungsvereinbarungen für bis zu 24 Monate getroffen werden (Verzinsung i.H.v. 2 Prozentpunkten über dem Basiszinssatz).

Erfolgt eine Rückforderung bei Missbrauch oder Betrug oder weil die Schlussabrechnung nach Fristablauf nicht oder trotz Mahnung durch die Bewilligungsstelle unvollständig eingereicht wurde, soll die Rückzahlungsfrist einen Monat ab Datum des Schlussbescheides betragen.

Praxistipp: Antragsteller können nun im Rahmen der Schlussrechnung über ein Informationsportal einen direkten und vollständigen Überblick über den aktuellen Bearbeitungsstand einsehen. Das Informationsportal des Bundes haben wir hier verlinkt - Infoportal - Startseite (ueberbrueckungshilfe-unternehmen.de). Hier können Sie als Antragsteller auch den finalen Bescheid einsehen, sofern dieser vorliegt.


6. Was ist beihilferechtlich zu beachten?
Ein in der Antragstellung gewählter Beihilferahmen (De-Minimis-Verordnung, Bundesregelung Kleinbeihilfen 2020, Bundesregelung Fixkostenhilfe 2020, Allgemeine Bundesregelung Schadensausgleich, Covid-19) kann in der Schlussabrechnung gewechselt werden, sofern sich die Wechselmöglichkeit aus der nachstehenden Tabelle ergibt und die unter der Tabelle stehenden Voraussetzungen erfüllt sind:
 
BeihilfeartWechsel des Beihilferahmens möglich?
November-/DezemberhilfeJa. Ausgenommen ist der Wechsel zur Bundesregelung Novemberhilfe/Dezemberhilfe (Schadensausgleich).
Überbrückungshilfe INein. Die Überbrückungshilfe I fällt ausschließlich unter die Bundesregelung Kleinbeihilfen 2020.
Überbrückungshilfe IIJa. Antragstellende können wählen, ob sie die Überbrückungshilfe II auf Grundlage der Bundesregelung Kleinbeihilfen 2020 oder der Bundesregelung Fixkostenhilfe 2020 erhalten.
Überbrückungshilfe IIIJa.
Überbrückungshilfe III PlusJa.
Überbrückungshilfe IVJa.
 
Alle Angaben geben den Stand zum 9.5.2023 wieder und sind abhängig von der tatsächlichen Bewilligungspraxis.

 
IV. Fazit
Für den prüfenden Dritten ähneln die aufgezeigten Mitwirkungs- und Prüfungspflichten im Rahmen der Schlussabrechnung sehr denen des Antragsverfahrens. Insbesondere neu, bedingt durch die verschiedenen Programme, ist nun die sog. "paketweise" Einreichung, die zu einer Erleichterung in der Abwicklung führen soll.


Wenn Sie Unterstützung im Rahmen der Corona-Überbrückungshilfen benötigen, melden Sie sich gerne bei uns. 
 
Wir helfen Ihnen auch kurzfristig.       


Über die Autoren

Dennis Hillemann ist Fachanwalt für Verwaltungsrecht und Partner im Verwaltungsrecht (vor allem Verwaltungsprozessrecht) im Hamburger Büro von Fieldfisher. Er berät Unternehmen und den öffentlichen Sektor, vor allem in komplexen Rechtsfragen des Öffentlichen Rechts und bei Streitigkeiten. Er berät seit mehreren Jahren auch im Fördermittelrecht.         
 
Tanja Ehls begleitet als Rechtsanwältin regelmäßig Zuwendungsempfänger bei der Antragstellung und Abstimmung mit dem Zuwendungsgeber sowie bei der Dokumentation und dem Berichtswesen. Sie berät zudem zu zuwendungsrechtlichen Einzelfragen sowie zu begleitenden beihilferechtlichen und vergaberechtlichen Aspekten. Zu ihren Mandanten gehören Unternehmen in Verwaltungsverfahren, Ministerien und Behörden, Hochschulen und Forschungseinrichtungen.