La procédure de recueil et de traitement des alertes est fixée !

La loi n°2022-401 du 21 mars 2022 relative à la protection des lanceurs d'alertes a simplifié les modalités de signalement. Le très attendu décret d'application n°2022-1284 du 3 octobre 2022 fixe le contenu de la procédure de recueil et de traitement des alertes internes et s'applique depuis le 5 octobre 2022.
 
Toutes les entreprises privées et les entreprises publiques employant des personnels dans les conditions du droit privé doivent établir une procédure de recueil et de traitement d'alertes dès lors qu'elles emploient au moins 50 salariés. Le seuil de 50 salariés est apprécié à la clôture de deux exercices consécutifs et est déterminé selon les modalités prévues à l'article L. 130-1 du Code de la sécurité sociale.
 
Chaque entreprise doit établir sa procédure d'alerte interne, après consultation du comité social et économique (CSE). Il revient à l'entreprise de déterminer l'instrument juridique le mieux à même de répondre à l'obligation d'établir cette procédure interne. Ainsi, cette procédure pourra être mise en place, par exemple, par une note de service ou un accord d'entreprise.
 
La procédure de recueil d'alerte doit contenir les deux catégories d'éléments suivants :
 
1. Les modalités de réception du signalement

Ces modalités comprennent :

• la description du canal de réception des signalements par écrit ou à l'oral, tels qu'une adresse email générique, une ligne téléphonique dédiée, une réunion en présence ou par visioconférence. Le canal de réception doit permettre de transmettre tout élément, quel que soit sa forme ou son support, de nature à étayer les faits de l'alerte.
  • Le canal de réception peut être géré pour le compte de l'entreprise par un tiers (personne physique, association, cabinet d'avocat, prestataire de service),
• l'information par écrit de l'auteur du signalement de la réception de son signalement dans un délai de 7 jours ouvrés à compter de cette réception,
• l'information sur l'étape de vérification du signalement au regard des dispositions de la loi Sapin 2 et de la loi sur la protection des lanceurs d'alerte et le cas échéant, l'information de l'auteur du signalement sur le non-respect de ces dispositions ainsi que les suites données à ces signalements non conformes,
• l'information relative  à la possibilité pour l'auteur du signalement de vérifier, rectifier et approuver la transcription de la conversation ou le procès-verbal par l'apposition de sa signature.

 2. Les modalités de traitement du signalement

Ces modalités doivent inclure :

• les informations relatives aux personnes ou services de l'entreprise désignés pour recueillir et traiter les alertes,
• l'information sur la communication par écrit à l'auteur du signalement, dans un délai raisonnable n'excédant pas 3 mois à compter de l'accusé de réception du signalement, sur les mesures envisagées ou prises pour évaluer l'exactitude des allégations et, le cas échéant, remédier à l'objet du signalement,
• les clauses garantissant l'intégrité et la confidentialité des informations recueillies (en ce compris, l'identité de l'auteur de l'alerte et des personnes visées ou mentionnées dans l'alerte), l'interdiction d'accès aux informations par les membres du personnel non autorisés, la transmission sans délai des signalements reçus aux personnes ou services compétents, la communication des informations recueillies à de tiers uniquement si cette communication est nécessaire pour le traitement du signalement.

La procédure interne ainsi définie doit être diffusée par tout moyen et notamment par notification individuelle aux salariés, affichage dans les locaux de l'entreprise et publication sur le site internet de l'entreprise.
 
Les entreprises employant moins de 250 salariés, dont celles appartenant à un même groupe de sociétés, peuvent prévoir que le canal de réception des signalements et l'évaluation de l'exactitude des allégations formulées dans le signalement font l'objet de ressources partagées entre elles.