Geldwäscheprävention - Das Transparenzregister wird zum Vollregister

Am 10. Juni 2021 wurde das neue Transparenzregister- und Finanzinformationsgesetz (TraFinG) vom Bundestag beschlossen. Das Gesetz wird bereits am 1. August 2021 in Kraft treten. Damit sind die in unserem Internet Client Alert vom 18. Januar 2021 angekündigten Änderungen nun Gesetz worden.

Das neue Gesetz dient der Verschärfung der Vorschriften zur Bekämpfung von Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung. Konkret führt es zu Änderungen insbesondere des Geldwäschegesetzes und der Umstellung des im Jahr 2017 eingeführten sog. Transparenzregisters von einem Auffangregister zu einem Vollregister.

Ziel des Transparenzregisters ist es, undurchsichtige Gesellschaftsstrukturen zu verhindern, die für Geldwäsche und Terrorismusfinanzierung eingesetzt werden.

Dem Transparenzregister sind die sog. wirtschaftlich Berechtigten (UBOs, Ultimate Beneficial Owners) eines Unternehmens mitzuteilen. Die Mitteilungen müssen die folgenden Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten umfassen: Vor- und Nachname, Geburtsdatum, Wohnort, Art und Umfang des wirtschaftlichen Interesses sowie die Staatsangehörigkeiten.

Wirtschaftlich Berechtigter im Sinne des Geldwäschegesetztes (GWG) ist die natürliche Person, in deren Eigentum oder unter deren Kontrolle ein Unternehmen letztendlich steht oder die natürliche Person, auf deren Veranlassung eine Transaktion letztendlich durchgeführt wird oder eine Geschäftsbeziehung letztendlich begründet wird. Dazu zählt die natürliche Person, die unmittelbar mehr als 25 % der Kapitalanteile hält oder mehr als 25 % der Stimmrechte kontrolliert, aber auch die natürliche Person, die auf vergleichbare Weise Kontrolle ausübt – z.B. durch Vetorechte, Stimmbindungsvereinbarungen, als Komplementär oder als Treuhänder. Bei mittelbaren Beteiligungen ist entscheidend, ob die natürliche Person das Unternehmen beherrscht (i.S.d. § 290 Abs. 2-4 Handelsgesetzbuch). Für eine Beherrschung sind in der Regel Kapitalanteile oder Stimmrechte von über 50 % erforderlich. Kontrolle kann aber auch hier auf vergleichbare Weise ausgeübt werden. Selbst wenn keine Person diese Voraussetzungen erfüllt, ist eine Meldung gegenüber dem Transparenzregister vorzunehmen: In diesem Fall gilt als wirtschaftlich Berechtigter der gesetzliche Vertreter, geschäftsführende Gesellschafter oder der Partner (z.B. bei einer GmbH der Geschäftsführer).

Bisher konnten diese Informationen für viele Unternehmen aus anderen zugelassenen Registern (insbesondere dem Handelsregister) entnommen werden, so dass für viele Unternehmen wegen der sog. Mitteilungsfiktion bisher keine Pflicht zu (zusätzlichen) Mitteilungen an das Transparenzregister bestand.

Dies ändert sich zum 1. August 2021: Das neue Gesetz stellt das Transparenzregister zum Vollregister um, so dass künftig grundsätzlich alle Unternehmen in Deutschland Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen müssen. Betroffen sind in bestimmten Fällen auch ausländische Unternehmen, die gegenüber dem Transparenzregister Mitteilungen vornehmen müssen. Sonderregelungen gelten für Vereine.

Da die Einhaltung dieser Mitteilungspflicht über empfindliche Bußgelder und das sog. Unstimmigkeitsverfahren (d.h. Pflicht der Verpflichteten dem Transparenzregister Unstimmigkeiten zu melden, die sie bei ihrer Prüfung feststellen) sichergestellt wird, ist die Kenntnis von dieser Änderung von zentraler Bedeutung.

Vor diesem Hintergrund sollte jedes Unternehmen in Deutschland seine wirtschaftlich Berechtigten ermitteln und die notwendigen Angaben dem Transparenzregister mitteilen. Auch für ausländische Unternehmen besteht diese Verpflichtung bei Immobilientransaktionen.
 
 

Welche Unternehmen sind von den Änderungen betroffen?  

Die Pflicht zur Mitteilung der Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten gegenüber dem Transparenzregister besteht bereits seit dem 1. Oktober 2017. Bisher hat jedoch die Mehrzahl der deutschen Unternehmen von der sog. Mitteilungsfiktion (§ 20 Abs. 2 GwG) profitiert. Demnach bestand keine Pflicht zu Mitteilungen gegenüber dem Transparenzregister, wenn die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigen eines Unternehmens bereits aus anderen öffentlichen Registern (insbesondere dem Handelsregister) zu entnehmen waren. Zur Ermöglichung einer Vernetzung der europäischen Transparenzregister wird die Mitteilungsfiktion nun abgeschafft. Dadurch kommt es zu folgenden Änderungen:

• Alle juristischen Personen des Privatrechts und eingetragene Personengesellschaften in Deutschland müssen nunmehr Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen. Konkret haben sie folgende Verpflichtungen:
  • Sie müssen ihre wirtschaftlich Berechtigten und die oben genannten Angaben ermitteln und die für die Ermittlung verwendeten Dokumente und Nachweise aufbewahren;
  • Sie müssen die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten stets unverzüglich und richtig dem Transparenzregister mitteilen; und
  • Sie müssen die Informationen zum wirtschaftlich Berechtigten auf dem aktuellen Stand halten, also Änderungen dem Transparenzregister unverzüglich mitteilen. 

Dies gilt insbesondere auch für Gesellschaften für die ein wirtschaftlich Berechtigter nicht ermittelt werden kann (Gesellschaften ohne einen wirtschaftlich Berechtigten - z.B. wegen Streubesitz der Anteile). In diesem Fall war und ist weiterhin der sog. "fiktiv" wirtschaftlich Berechtigte dem Transparenzregister zu melden (bei der GmbH ist dies der Geschäftsführer). Bisher profitierten gerade diese Gesellschaften vielfach von der Mitteilungsfiktion.

Gleiches gilt für börsennotierte Unternehmen und deren Tochtergesellschaften, die bisher ebenfalls keine Mitteilungen gegenüber dem Transparenzregister vornehmen mussten (auch für sie galt eine Mitteilungsfiktion). Durch die neuen Änderungen müssen jetzt aber auch börsennotierte Unternehmen nach den allgemeinen Vorschriften ihre wirtschaftlich Berechtigten ermitteln und die Angaben zu den wirtschaftlich Berechtigten dem Transparenzregister mitteilen.

Sonderregelungen gelten für Vereine. Hier werden die Eintragungen grundsätzlich von der registerführenden Stelle anhand der im Vereinsregister eingetragenen Daten vorgenommen, d.h. konkret werden alle Vorstandsmitglieder des Vereins eingetragen. Lediglich in bestimmten Sonderfällen ist dennoch vom Verein selbst eine Mitteilung gegenüber dem Transparenzregister vorzunehmen.

• Ausländische Unternehmen: Ausländische Unternehmen müssen schon seit dem 1. Januar 2020 Mitteilungen gegenüber dem Transparenzregister vornehmen, wenn sie Grundbesitz in Deutschland erwerben wollen (d.h. bei dem Erwerb von Grundeigentum an einer im Inland gelegenen Immobilie). Diese Regelung wird jetzt dahingehend erweitert, dass auch im Falle eines "mittelbaren Immobilienerwerbs" d.h. wenn Anteile an einem Unternehmen, das inländische Grundeigentum hält, erworben werden (sog. Share Deal), das ausländische Unternehmen Mitteilungen gegenüber dem Transparenzregister vornehmen muss. Es besteht ein Beurkundungsverbot für den Notar, wenn keine Eintragung im Transparenzregister erfolgt ist.

 
 

Gibt es Übergangsfristen für die Umsetzung?

Grundsätzlich gilt für alle Unternehmen die Pflicht zur unverzüglichen Mitteilung der Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten gegenüber dem Transparenzregister.

Für diejenigen Gesellschaften, die bis zum 31. Juli 2021 von der Mitteilungsfiktion profitierten, sieht das TraFinG folgende Übergangsfristen vor:

• Aktiengesellschaft, die SE, die Kommanditgesellschaft auf Aktien: 31. März 2022
• Gesellschaft mit beschränkter Haftung, Genossenschaft, Europäische Genossenschaft oder Partnerschaft: 30. Juni 2022
• In allen anderen Fällen: 31. Dezember 2022

 
 

Welche weiteren wichtigen Änderungen gibt es durch das TraFinG? 

Folgende weitere Änderungen durch das TraFinG sind zu beachten:

• Erweiterung des Kreises der wirtschaftlich Berechtigten: Die Definition des wirtschaftlich Berechtigten wird bei rechtsfähigen Stiftungen und Rechtsgestaltungen, mit denen treuhänderisch Vermögen verwaltet oder verteilt oder die Verwaltung oder Verteilung durch Dritte beauftragt wird, oder bei diesen vergleichbaren Rechtsformen auf natürliche Personen erweitert, "die unmittelbar oder mittelbar beherrschenden Einfluss auf eine Vereinigung ausüben können, die als Treugeber (Settlor), Verwalter von Trusts (Trustee) oder Protektor handelt oder die als Begünstigte der Rechtsgestaltung bestimmt worden ist". Hiermit wird eine planwidrige Regelungslücke geschlossen und Trusts, Treugeber und ähnliche Rechtgestaltungen werden gegenüber Stiftungen nicht mehr privilegiert.
• Meldepflicht für Sitzverlegungen: Unternehmen müssen nicht nur Änderungen ihrer Firma, Verschmelzungen, Formwechsel und ihre Auflösung, sondern zukünftig auch Sitzverlegungen dem Transparenzregister mitteilen, wenn sie nicht im Handels-, Partnerschafts-, Genossenschafts- oder Vereinsregister eingetragen sind.
• Meldung sämtlicher Staatsangehörigkeiten der wirtschaftlich Berechtigten: Sämtliche Staatsangehörigkeiten eines wirtschaftlich Berechtigten sind zu melden. Eine Nachmeldung ist jedoch erst bei turnusmäßiger Aktualisierung notwendig.
• Einführung eines automatisierten Einsichtnahmeverfahrens in das Transparenzregister: Behörden und bestimmte (privilegierte) Verpflichtete (z.B. Notare) können zukünftig automatisch in das Transparenzregister Einsicht nehmen.
• Ermächtigung des Bundesanzeigers als registerführende Stelle zur Erstellung von Eigentums- und Kontrollstrukturübersichten: Der Bundesanzeiger kann zukünftig Eigentums- und Kontrollstrukturübersichten im Rahmen der Überprüfung von Unstimmigkeitsmeldungen erstellen. Diese werden nicht im Transparenzregister veröffentlicht können aber im Ausnahmefall von bestimmten Behörden eingesehen werden.
• Finanz-Holdinggesellschaften: Finanz-Holdinggesellschaften (sofern sie ihren Sitz im Inland haben und oder über eine Zulassung nach § 2f Abs. 2 KWG verfügen) sind zukünftig Verpflichtete im Sinne des Geldwäschegesetzes und unterfallen der BaFin.
• Erstreckung der allgemeinen Sorgfaltspflichten auf Transaktionen mit Kryptowerten für Gelegenheitskunden: Die allgemeinen Sorgfaltspflichten im GwG sollen auf Transaktionen mit Kryptowerten erstreckt werden, die für Gelegenheitskunden, also außerhalb einer Geschäftsbeziehung, durchgeführt werden. Dies soll jedoch nur bei einer Übertragung gelten, die einen Gegenwert von 1.000,- Euro oder mehr erreicht.

 

Was ist jetzt konkret zu tun? 

1. Überprüfen Sie, ob Ihre letzte Mitteilung zum Transparenzregister aktualisiert werden muss beziehungsweise, sofern bisher keine Mitteilung erfolgt ist, ob Sie nach (noch) geltender Rechtslage von der Mitteilungsfiktion profitieren.
2. Nur dann, wenn Sie von der Mitteilungsfiktion profitieren, können sie die o.g. Übergangsfristen für die erstmalige Meldung Ihres Unternehmens in Anspruch nehmen. Anderenfalls müssen Sie unverzüglich eine Meldung beim Transparenzregister vornehmen.
3. Die Mitteilungen an das Transparenzregister müssen stets auf dem aktuellen Stand gehalten werden, d.h. Änderungen sind dem Transparenzregister unverzüglich zu melden.
4. Die Ermittlung der wirtschaftlich Berechtigen ist zu dokumentieren und diese Dokumentation sollte auch aufbewahrt werden, damit sie ggf. dem Bundesverwaltungsamt zur Prüfung vorgelegt werden kann. 
5. Zu beachten ist, dass fast jede Änderung im Handelsregister zukünftig auch zu einer Änderung im Transparenzregister führt – sog, Doppelmeldung (dies ist insbesondere relevant bei einer Änderung der Geschäftsführer, die "fiktiv wirtschaftlich Berechtigte" für ein Unternehmen sind).

 
Im Ergebnis sollten daher alle Unternehmen in Deutschland frühzeitig einen Prozess etablieren, mit dem sie die Angaben zu ihren wirtschaftlich Berechtigten regelmäßig überprüfen, dokumentieren und dem Transparenzregister mitteilen können. Sehr gerne bieten wir Ihnen hierfür unsere Unterstützung an! Mit dem Einsatz von Legal Tech können wir Ihnen helfen, automatisierte Prüfprozesse zu implementieren.