Corona-Überbrückungshilfen: Welche Unterlagen fordern die Bewilligungsstellen an?

Die ordnungsgemäße Abwicklung der Schlussabrechnung im Rahmen der Überbrückungshilfen erfordert von Unternehmen die lückenlose Vorlage bestimmter Unterlagen. Aus diesem Grund zeigt dieser Beitrag im Folgenden auf, was wir bei Fieldfisher Germany sehen und welche Unterlagen regelmäßig von den Bewilligungsstellen angefordert werden.

Praktische Erfahrungen haben gezeigt, dass Bewilligungsstellen insbesondere bei Förderungen über 100.000 Euro eine umfassende Dokumentation einfordern.

Die angeforderten Unterlagen umfassen:

• Betriebswirtschaftliche Auswertungen (BWA) der Jahre 2019 bis 2022 sowie in seltenen Fällen auch früherer Jahre.
• Jahresabschlüsse der Jahre 2019 bis 2021, wobei die Anforderungen für 2022 variieren können. Die Jahresabschlüsse bieten einen detaillierten Einblick in die finanzielle Lage des Unternehmens und dienen als Grundlage für die Bewilligung von Hilfen.
• Miet- und Pachtverträge, insbesondere wenn diese einen wesentlichen Anteil der Fixkosten ausmachen. Diese Verträge belegen die Höhe der monatlichen Verpflichtungen des Unternehmens und helfen den Bewilligungsstellen, die Notwendigkeit der Unterstützung zu verstehen.
• Für Umbaukosten werden Handwerkerrechnungen, Hygienekonzepte und gegebenenfalls Kosten für Sachverständige gefordert. Diese Dokumente ermöglichen es den Bewilligungsstellen, die angemessene Verwendung der Mittel zu überprüfen und sicherzustellen, dass sie den vorgesehenen Zweck erfüllen.
• Rechnungen für große Fixkostenbeträge wie Lizenz- und Beraterkosten sowie Anschaffungen müssen vorgelegt werden. Diese Belege dienen dazu, die Notwendigkeit und Angemessenheit der Ausgaben zu belegen.
• Beraterverträge, insbesondere bei hohen Kosten für Unternehmensberatungen, stehen unter genauer Betrachtung. Hierbei sind Verträge und Leistungsnachweise bereitzuhalten, um die erbrachten Leistungen nachvollziehbar zu machen und ihre Relevanz für die Überbrückungshilfen zu dokumentieren.
• Der Umfang von Arbeitsverhältnissen, insbesondere bei Einzelunternehmern, wird ebenfalls oft hinterfragt. Es ist wichtig, klare Nachweise über die Beschäftigungssituation vorzulegen, um die Notwendigkeit der finanziellen Unterstützung zu untermauern und potenzielle Missverständnisse zu vermeiden.

Inzwischen haben uns Rückmeldungen erreicht, dass unabhängig von der Höhe der Überbrückungshilfen einzelne Bewilligungsstellen, wie beispielsweise die NBank, sämtliche Rechnungen anfordern – bis hin zu den Nachweisen für geltend gemachte Portokosten. Der Umfang dieser Anforderungen ist kaum nachvollziehbar und erregt Besorgnis. Wir sind besorgt über die Arbeitslast der Steuerberater.

Warum sind diese Anforderungen so wichtig?

Die Einhaltung der Dokumentationspflicht ist aus mehreren Gründen unerlässlich:

1. Rechtliche Absicherung: Die vorgelegten Dokumente dienen als Nachweis für das tatsächliche Entstehen der geltend gemachten Fixkosten gemäß den geltenden rechtlichen Bestimmungen. Dies ist entscheidend, um die rechtliche Integrität der Unterstützung zu gewährleisten und mögliche rechtliche Herausforderungen zu vermeiden.
2. Vermeidung von Rückforderungen: Unternehmen, die nicht die geforderten Unterlagen vorlegen, riskieren die Möglichkeit, dass bereits ausgezahlte Hilfen zurückgefordert werden. Die vollständige Dokumentation ist daher eine proaktive Maßnahme, um potenzielle Rückforderungsrisiken zu minimieren.
3. Transparenz und Vertrauen: Eine umfassende Dokumentation stärkt das Vertrauen der Bewilligungsstellen in das Unternehmen und seine Förderwürdigkeit. Außerdem wird die Transparenz des Förderprozesses erhöht und das Vertrauen in die ordnungsgemäße Verwendung der öffentlichen Mittel gefestigt.

Es ist wichtig zu betonen, dass die Verwaltungsgerichte in Bezug auf die Dokumentationspflichten sehr streng sind. Unternehmen, die ihre Unterlagen nicht vorlegen, riskieren in einem Klageverfahren gegen eine Rückforderung keinen Erfolg zu haben. Daher ist es auch für prüfende Dritte, wie beispielsweise Steuerberater, von großer Bedeutung, die Unterlagen in jedem Fall vorzulegen, um rechtliche Konflikte zu vermeiden und die Interessen ihrer Mandanten zu schützen.

Die Bedeutung einer sorgfältigen Dokumentationsstrategie

Angesichts der strengen Prüfpraxis und der detaillierten Anforderungen der Bewilligungsstellen ist es für Unternehmen unerlässlich, eine klare Dokumentationsstrategie zu verfolgen. Diese umfasst die sorgfältige Aufbewahrung und Bereitstellung aller relevanten Unterlagen und Belege. Nur so können Unternehmen ihre Rechtsposition im Falle von Rückforderungen oder Streitigkeiten effektiv verteidigen.

Es ist wichtig zu beachten, dass eine lückenlose Dokumentation nicht nur eine proaktive Maßnahme ist, um potenzielle rechtliche Risiken zu minimieren, sondern auch dazu beiträgt, das Vertrauen der Bewilligungsstellen in die Integrität und Transparenz der Unternehmensführung zu stärken. Antragsstellende Unternehmen kommt eine Mitwirkungspflicht im Rahmen des Zuwendungsrechts zu. Die den Angaben in der Schlussabrechnung zugrundeliegenden Nachweise, Unterlagen und Zahlungsbelege sind vom Antragsteller bzw. der Antragstellerin vorzuhalten. Dies ergibt sich aus Ziffer 3.4 der FAQ zur Schlussabrechnung.

In rechtlichen Auseinandersetzungen dienen gut geführte Dokumentationen als entscheidende Beweismittel, um die Rechtmäßigkeit der erhaltenen Hilfen zu belegen und etwaige Zweifel auszuräumen. Daher ist eine sorgfältige Dokumentation nicht nur eine geschäftliche Notwendigkeit, sondern auch ein wesentlicher Schutzmechanismus für Unternehmen in einem zunehmend anspruchsvollen regulatorischen Umfeld.

Über die Autoren

Dennis Hillemann ist Fachanwalt für Verwaltungsrecht und Partner im Verwaltungsrecht (vor allem Verwaltungsprozessrecht) im Hamburger Büro von Fieldfisher. Er berät Unternehmen und den öffentlichen Sektor, vor allem in komplexen Rechtsfragen des Öffentlichen Rechts und bei Streitigkeiten. Er berät seit mehreren Jahren auch im Fördermittelrecht.         
 
Tanja Ehls begleitet als Rechtsanwältin regelmäßig Zuwendungsempfänger bei der Antragstellung und Abstimmung mit dem Zuwendungsgeber sowie bei der Dokumentation und dem Berichtswesen. Sie berät zudem zu zuwendungsrechtlichen Einzelfragen sowie zu begleitenden beihilferechtlichen und vergaberechtlichen Aspekten. Zu ihren Mandanten gehören Unternehmen in Verwaltungsverfahren, Ministerien und Behörden, Hochschulen und Forschungseinrichtungen.