Fünf gute Gründe für den Einsatz von KI in der öffentlichen Beschaffung

Die öffentliche Verwaltung verändert sich rasant, und künstliche Intelligenz (KI) kann dabei helfen, die Art und Weise, wie Behörden einkaufen, zu verbessern. KI kann Prozesse schneller und schlauer machen. In diesem Blogbeitrag schauen wir uns fünf gute Gründe an, warum es sinnvoll ist, KI in den Beschaffungsprozess einzubinden.

1. Effizienzsteigerung durch automatisierte Prozesse

Einer der größten Vorteile des Einsatzes von KI im Beschaffungswesen ist die unübertroffene Fähigkeit, zeitaufwändige Aufgaben zu automatisieren, die bisher manuell erledigt wurden. Mit Präzision und Geschwindigkeit erledigen KI-Systeme mühelos Routineaufgaben wie Datenanalyse, Rechnungsverarbeitung und Leistungsberichte. Durch die Übernahme dieser Aufgaben befreit KI das Personal von monotoner Arbeit und ermöglicht den Beamt:innen und Angestellt:innen, sich auf wichtigere und innovativere Aufgaben zu konzentrieren, wie z. B. die Pflege von Beziehungen zu den wichtigsten Lieferanten oder der Überprüfung von Baufortschritten. Dadurch wird der Beschaffungsprozess gestrafft und effizienter, was sowohl Zeit als auch Geld spart, da potenzielle menschliche Fehler vermieden werden und die Gesamtproduktivität steigt. Die Auswirkungen sind vergleichbar mit einer gut geölten Maschine, die reibungslos und effizient läuft und optimale Ergebnisse erzielt.

2. Datenbasierte Entscheidungsfindung

In der schnelllebigen Welt der Beschaffung sind genaue und zuverlässige Informationen für den Erfolg unerlässlich. KI ist in diesem Bereich ein hochwirksames Werkzeug, das mithilfe fortschrittlicher Datenanalysetechniken wertvolle Erkenntnisse für die Lieferantenauswahl und Kostensenkung liefert. Durch die Nutzung großer Datenmengen aus verschiedenen Quellen wie Lieferantendatenbanken, historischen Trends und Marktbedingungen sind KI-gestützte Plattformen in der Lage, die am besten geeigneten Lieferanten zu ermitteln, die den spezifischen Anforderungen entsprechen. Dank der Prognosefähigkeiten von KI können Beschaffungsexperten auch potenzielle Einsparungen oder Umsatzmöglichkeiten aufdecken und sicherstellen, dass jede Entscheidung durch eine umfassende und präzise Datenanalyse unterstützt wird. Mit Hilfe von KI können Beschaffungsexperten fundierte Entscheidungen treffen, die die Effizienz und Kostenwirksamkeit des Beschaffungsprozesses steigern.

3. Schutz vor Risiken und Aufdeckung von Betrug im öffentlichen Beschaffungswesen

Die Welt der öffentlichen Beschaffung ist voller Herausforderungen, von unerwarteten Störungen bis hin zur allgegenwärtigen Bedrohung durch Betrug. Mithilfe von KI-Technologien können diese Risiken jedoch durch die sorgfältige Erkennung und Analyse von Mustern und Anomalien, die auf potenzielle Probleme hinweisen, gemindert werden. Stellen Sie sich ein fortschrittliches System vor, das Lieferanten gründlich bewertet, ihre Leistung genau überwacht und auffälliges Verhalten oder Unstimmigkeiten schnell erkennt. Dieses leistungsstarke Instrument minimiert nicht nur finanzielle Verluste, sondern schützt auch den Ruf öffentlicher Einrichtungen. Darüber hinaus können die beispiellosen Überwachungsfähigkeiten der KI die Datensicherheitsprotokolle stärken, wirksam vor Cyberangriffen schützen und ein Höchstmaß an Transparenz und Integrität im Beschaffungsprozess gewährleisten.

4. Verbesserung von Transparenz und Rechenschaftspflicht

Im öffentlichen Sektor ist ein hohes Maß an Transparenz und Rechenschaftspflicht von entscheidender Bedeutung, um das Vertrauen der Öffentlichkeit zu erhalten und die Einhaltung rechtlicher und ethischer Standards zu gewährleisten. Fortschritte in der KI-Technologie können diese Aspekte weiter stärken. Durch den Einsatz von KI-Instrumenten wie Open-Data-Initiativen und fortgeschrittene Analytik werden den Beteiligten wertvolle Informationen und Daten zur Verfügung gestellt, die eine faire und transparente Auftragsvergabe fördern können. Dies ermöglicht es Bürgern, Medien und zivilgesellschaftlichen Organisationen, Beschaffungsaktivitäten effektiv zu überwachen und sicherzustellen, dass der Beschaffungsprozess frei von Korruption bleibt. Diese erhöhte Transparenz wirkt nicht nur als starke Abschreckung gegen unethische Praktiken, sondern fördert auch das Verantwortungsbewusstsein staatlicher Institutionen.

5. Kapazitätsaufbau und Wissenserweiterung

Die Integration von KI-Technologien in Beschaffungsprozesse birgt ein immenses Potenzial für den Aufbau von Kapazitäten und Wissen. Mit Hilfe von KI-Tools werden Schulungen für alle Beschaffungsverantwortlichen leicht zugänglich und bieten Anleitung und Unterstützung für jeden Schritt des Beschaffungsprozesses. Online-Kurse, Zertifizierungen und On-Demand-Hilfe sind nur einige der Ressourcen, die durch AI zur Verfügung stehen, um Beschaffungsfachleute mit dem notwendigen Fachwissen auszustatten, um die Komplexität der modernen Beschaffung zu bewältigen. Dieser Ansatz des kontinuierlichen Lernens fördert nicht nur die Effizienz, sondern stellt auch sicher, dass der öffentliche Sektor über die neuesten Best Practices und Fortschritte im Beschaffungswesen auf dem Laufenden bleibt. Während sie in die Welt der KI-gestützten Beschaffung eintauchen, können Fachleute erleben, wie ihre Fähigkeiten und Fertigkeiten neue Höhen erreichen.

Die Integration von KI-Technologie in das öffentliche Beschaffungswesen ist nicht nur ein kurzlebiger Trend, sondern eine entscheidende Strategie, die das Potenzial hat, die Art und Weise zu verändern, wie Regierungen ihren Beschaffungsbedarf decken. Durch die Automatisierung repetitiver Aufgaben und die Förderung von Transparenz und Rechenschaftspflicht in Beschaffungsprozessen bietet KI wertvolle Unterstützung beim Streben nach Effizienz, Effektivität und ethischer Unternehmensführung. Angesichts der Komplexität, mit der öffentliche Organisationen heute konfrontiert sind, ist die Einführung von KI in die Beschaffungspraxis nicht nur eine kluge Entscheidung, sondern auch ein notwendiger Schritt hin zu einem anpassungsfähigeren, prinzipientreuen und widerstandsfähigeren öffentlichen Sektor.

Über den Autor    

 Dennis Hillemann ist Fachanwalt für Verwaltungsrecht und Partner im Verwaltungsrecht (vor allem Verwaltungsprozessrecht) im Hamburger Büro von Fieldfisher. Er berät Unternehmen und den öffentlichen Sektor, vor allem in komplexen Rechtsfragen des Öffentlichen Rechts und bei Streitigkeiten.