Die virtuelle Hauptversammlung (2) - Wie sieht eine reine Online-Hauptversammlung aus?

Am 27.03.2020 wurde das Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie im Zivil-, Insolvenz- und Strafverfahrensrecht verkündet, das in Abkehr vom bislang geltenden Prinzip einer Präsenzversammlung erstmals eine vollständig virtuelle Hauptversammlung erlaubt. Damit sind neben rechtlichen Fragen auch solche der technischen Umsetzung einer reinen Online-Hauptversammlung betroffen. 

Erste Hauptversammlungsdienstleister haben bereits reagiert und schlagen zur Umsetzung einer reinen Online-Hauptversammlung u. a. Folgendes vor:

• An der Hauptversammlung wird ausschließlich elektronisch teilgenommen. Dazu wird auf der Website des Unternehmens ein Link für ein Online-Portal bereitgestellt, mit dem die Aktionäre die Versammlung im Wege des sogenannten Streamings mitverfolgen und aktiv daran teilhaben können. 
• Selbstverständlich müssen sich Aktionäre zunächst in definierten Zeitfenstern anmelden. Die Identifikation des Aktionärs/Vertreters erfolgt gemäß den Vorgaben der Einladung beim Zugang über das Portal (Eingangskontrolle) mit der Aktienregisternummer bzw. Eintrittskartennummer und einem Anmeldecode (PIN). Nur damit ist für Aktionäre/Vertreter die Bildübertragung möglich.
• Nach Bestätigung der Nutzungsbedingungen stehen dem Aktionär/Vertreter dann die Hauptversammlungsfunktionen ab einem festgelegten Zeitpunkt und für einen bestimmten Zeitraum zur Verfügung (individuell konfigurierbar). Beispielsweise ist das Teilnehmerverzeichnis für die online teilnehmenden Aktionäre elektronisch einsehbar.
• Fragen in der Generaldebatte können elektronisch eingegeben werden. Dabei ist eine Begrenzung der Zeichen pro Frage und der Anzahl der Fragen pro Aktionär/Vertreter möglich.
• Die Stimmrechtsausübung im Wege elektronischer Kommunikation ist bis zum Ende der Abstimmung möglich. Selbstverständlich kann das Stimmverhalten bereits im Vorfeld mitgeteilt und auch noch in der Hauptversammlung bis zum Ende geändert werden. Dabei legt der Versammlungsleiter fest, wann eine Stimmrechtsausübung möglich ist. 
• Die Möglichkeit zum elektronischen Widerspruch beim Notar ist bis zum Ende der Online-Hauptversammlung möglich.

Um derartige Online-Hauptversammlungen durchführen zu können, sind konfigurierte technische Systeme erforderlich. Sie bieten Chancen und Risiken, aber – und das ist die gute Nachricht – sie sind bereits vorbereitet. 

 

Autor: Dr. Susanne Rückert