Die Fieldfisher Zeitkapsel

Proaktiver Schutz für Geschäftsführer in der Unternehmenskrise durch die Fieldfisher-Zeitkapsel:

Die COVID-19 Krise bringt für Geschäftsführer extreme Haftungsrisiken mit sich, wenn deren Unternehmen in Liquiditätsschwierigkeiten gerät. Erfahrungsgemäß machen Insolvenzverwalter Haftungsansprüche gegen Geschäftsführer oft erst nach Jahren geltend, wenn die Verjährung von Ansprüchen unmittelbar bevorsteht. Sie werfen den Geschäftsführern angebliche Pflichtverletzungen vor, die diese Jahre später aufgrund mangelnder Erinnerung und Unterlagen kaum noch widerlegen und abwehren können. Der Geschäftsführer haftet dann mit seinem Privatvermögen, was im schlimmsten Fall zu einer Privatinsolvenz führen kann.

Mit der Fieldfisher-Zeitkapsel bieten wir Geschäftsleitern die Möglichkeit, eine individuelle Absicherung zu implementieren, um Organe vor Haftungsansprüchen zu schützen. Wir zeigen Ihnen auf, welche Dokumente aus haftungsrechtlichen Gründen entscheidend sind und über Jahre gesondert archiviert gehören. Somit können sich Unternehmensführer durch eine Dokumentation externer und interner Ereignisse und Unternehmensvorgänge sowohl in der COVID-19-Krise als auch in jeder anderen Insolvenzkrise gegen ein Worst-Case-Szenario absichern.

Wer benötigt die Zeitkapsel?

Die Fieldfisher Zeitkapsel ist empfehlenswert für jede Geschäftsleitung von Unternehmen mit grundsätzlicher Antragspflicht i.S. des § 15a InsO, weil eine Krise unerwartet und schnell eintreten kann, wie COVID-19 zeigt. Eine Implementation ist aus Sicht einer allgemeinen Organhaftungsberatung sinnvoll.

Unverzichtbar ist es für die Geschäftsleitung von

• Unternehmen mit Liquiditätsschwierigkeiten;
• Unternehmen in der Liquiditätskrise (drohende Zahlungsunfähigkeit);
• insolvenzreifen Unternehmen;
• Unternehmen, die nicht überschuldet oder zahlungsunfähig sind, aber in der COVID19-Krise Liquiditätshilfein Anspruch nehmen (durch Dritte, Kreditinstitute oder durch Gesellschafter).

Hierbei ist die Zeitkapsel als Sicherungsinstrument vor allem empfehlenswert für

• Gesellschafter, die in der COVID-19-Krise Gesellschafterdarlehen in ihr Unternehmen geben;
• D&O Versicherungsunternehmen, in deren Interesse eine Reduzierung des Haftungsrisikos ihrer Kunden liegt

Die Fieldfisher Zeitkapsel greift, wenn es zu einem Insolvenzverfahren des eigenen Unternehmens kommen sollte, sowohl bei einer Inanspruchnahme durch den Insolvenzverwalter als auch bei einer Geltendmachung von Ansprüche direkt durch Gläubiger. Aber auch bei Eigenverwaltung und Schutzschirmverfahren, weil die Geltendmachung von insolvenzrechtlichen Ansprüchen bei diesen Verfahrensformen ebenfalls stattfinden kann. Der wesentliche Haftungsanspruch ist meist:

• Haftungsansprüche gegen Organe wegen Verstoß gegen Zahlungsverbote (Überschreitung einer Notgeschäftsführung)
• Haftungsansprüche nach § 64 S. 2 GmbHG und § 92 Abs. 2 AktG, § 130a Abs. 1 S. 2. HGB: persönliche Inanspruchnahme der handelnden Geschäftsleitung für alle Zahlungen nach Eintritt der Insolvenzreife.

Zudem hilft die Zeitkapsel als entscheidende Verteidigungslinie bei

• Strafrechtlicher Anklage wegen Insolvenzverschleppung § 15a Abs. 4 InsO, (nur eingeschränkt bei Eingehungs-betrug § 263 StGB, Bankrott § 283 StGB, da keine Suspendierung durch COVInsAG; hier Dokumentation fehlender Täuschungshandlung etc.)

Aus organisatorischen Gründen werden derartige Ansprüche meist erst viele Jahre nach Insolvenzeröffnung geprüft und geltend gemacht. In einem Insolvenzverfahren werden üblicherweise zuerst alle zeitnah durchsetzbare Ansprüche und Verpflichtungen eines Unternehmens (Inkasso, Aus-, Absonderung etc.) bearbeitet sowie – meist aufwändig – die Buchhaltung des Unternehmens aufgearbeitet, in Ordnung gebracht und kontrolliert. Erst im Anschluss werden Insolvenzanfechtungen und Haftungsansprüche gegen die Geschäftsleitung verfolgt und geltend gemacht. Oft auch erst kurz vor Eintritt einer Verjährungsfrist, frei nach dem Motto: "Fristen sind dazu da, dass man sie ausschöpft". Bei Insolvenzanfechtungen beginnt die Verjährung mit dem Ende des Jahres der Insolvenzeröffnung zuzüglich drei Jahre (Regelverjährung), bei der Haftung aus Zahlungsverboten sind es fünf Jahre nach Handlung, also fünf Jahre nach Vornahme der jeweiligen verbotenen Zahlung. Auch die Staatsanwaltschaft lässt sich mit der Verfolgung und Anklage oft Zeit, bis die Buchhaltung durch den Insolvenzverwalter aufgearbeitet ist.

Folgen bei fehlender Dokumentation

Grundsätzlich liegt die Beweislast beim Insolvenzverwalter, eine Exculpation oder sekundäre Darlegungslast jedoch bei der Geschäftsleitung. Beispielsweise muss der Insolvenzverwalter bei Haftungsansprüchen wegen Insolvenzverschleppung lediglich die Insolvenzreife und die Zahlungen bzw. Masseschmälerung beweisen. Das Verschulden wird dagegen widerleglich vermutet. Daher trifft die Geschäftsleitung die Beweislast, dass alle Handlungen ordnungsgemäß waren (Sorgfalt eines ordentlichen Geschäftsmanns, privilegierte Zahlungen, Kompensation).

In der Praxis werden also Geschäftsleiter erst nach vielen Jahren mit Vorwürfen konfrontiert. Der Insolvenzverwalter ist in Besitz sämtlicher Geschäftsunterlagen. Der Geschäftsführer hat keine Unterlagen mehr und muss sich auf seine Erinnerungen verlassen. Eine effektive Verteidigung gegen die Vorwürfe ist in der Praxis dann kaum möglich.

Durch die Zeitkapsel sind die entscheidenden Vorgänge separat zugänglich. Nachweise können durch die Dokumentation erbracht werden.

Wie kann die Zeitkapsel ausgestaltet werden?

Gerne beraten wir Sie, wie und in welcher Form eine Dokumentation erfolgen soll, um bei Bedarf zu einem zukünftigen Zeitpunkt gut vorbereitet zu sein. Mit Vorschlägen und konkreten Beispielen befüllen wir die Zeitkapsel gemeinsam und zeigen so, wie die Dokumentation fortzuführen ist. Besonders die richtige und akkurate Archivierung spielt hier eine zentrale Rolle, die zwar mühsam erscheint, sich allerdings bezahlt macht.

In der aktuellen Situation ist eine Dokumentation externer und interner Ereignisse und Unternehmensvorgänge eine entscheidende Hilfe, um Haftungsrisiken zu minimieren. Wenn die Geschäftsleitung sich einen Fahrplan durch die COVID-19-Krise erstellt, die Schritte dokumentiert und fortlaufend überprüft, kann sie zum einen Risiken schnell erkennen und zum anderen eine langfristige Absicherung herbeiführen. Denn sollte es in der Zukunft doch noch zu einer unabwendbaren Insolvenz des Unternehmens kommen, wird ein Insolvenzverwalter die damaligen Entscheidungen und Handlungen der Geschäftsleitung überprüfen. Diese Prüfung und Vorwürfe daraus können viele Jahre später erfolgen.

Allein durch eine gründliche, heutige Dokumentation wird es einer Geschäftsleitung möglich sein, sich gegen Vorwürfe zu wehren. Niemand kann in die Zukunft sehen, die Notwendigkeit einer Archivierung der heutigen Situation darf daher nicht unterschätzt werden.