Änderungen des Aktiengesetzes vor dem Hintergrund der COVID-19-Pandemie - Fristenverkürzungsmöglichkeiten im Rahmen der Hauptversammlung

Das neue Gesetz zur Abmilderung der Folgen der COVID-19-Pandemie sieht auch die Möglichkeit von Fristenverkürzungen durch den Vorstand im Vorfeld der Hauptversammlung vor, sofern der Aufsichtsrat zustimmt.

Dabei handelt es sich um die hier zusammengefassten nachfolgenden Regelungen: 

• Statt der bisher gesetzlich vorgesehenen Einberufungsfrist von 30 Tagen (§ 123 Absatz 1 Satz 1 AktG) soll der Vorstand diese Frist auf 21 Tage verkürzen können. Entgegen § 123 Abs. 2 Satz 5 AktG zählen die Tage der Anmeldefrist dabei nicht mit. 
• Die Regelungen zur Anmeldefrist selber wurden nicht geändert. Die Anmeldung muss der Gesellschaft mindestens sechs Tage vor der Versammlung zugehen soweit die Satzung keine kürzere Frist vorsieht. Eine Fristverkürzung durch den Vorstand kommt nur bei einer Satzungsermächtigung in Betracht.
• Aufgrund der Fristverkürzung ist auch der Nachweisstichtag zu verschieben. Dementsprechend kommt bei einer Einberufung am Tag vor der Versammlung bei börsennotierten Gesellschaften frühestens der zwölfte Tag vor der Versammlung als Nachweisstichtag in Betracht. Bei Inhaberaktien der Gesellschaft muss eine Einberufung spätestens am vierten Tag vor der Hauptversammlung zugehen. Abweichende Satzungsbestimmungen sollen hier unbeachtlich sein. Im Fall der Einberufung mit verkürzter Frist hat die Mitteilung nach § 125 Absatz 1 Satz 1 AktG spätestens zwölf Tage vor der Versammlung zu erfolgen; die Mitteilung nach § 125 Absatz 2 AktG hat an die zu Beginn des zwölften Tages vor der Hauptversammlung im Aktienregister Eingetragenen zu erfolgen.
• Ergänzungsverlangen von Aktionären zur Tagesordnung (§ 122 Abs. 2 AktG) müssen mindestens 14 Tage – anstatt wie bislang 24 bzw. 30 Tage- vor der Versammlung der Gesellschaft zugehen. Aufgrund der systematischen Stellung der Regelung ist davon auszugehen, dass dies nur dann gelten soll, wenn die Hauptversammlung mit der verkürzten Frist von 21 Tagen einberufen wurde.
• Die Regelungen sollen auf Hauptversammlungen Anwendung finden, die vor dem 3. September 2020 einberufen werden, als auch auf solche, die erst danach einberufen werden.
• Der Vorstand kann zudem entscheiden, dass die Hauptversammlung abweichend von § 175 Absatz 1 Satz 2 AktG innerhalb des Geschäftsjahres stattfindet. Es ist also ausreichend, wenn die ordentliche Hauptversammlung für das Vorjahr bis zum Ende des laufenden Geschäftsjahres stattfindet. Die Entscheidung des Vorstandes über eine Verlängerung der Frist bedarf der Zustimmung des Aufsichtsrates. Der Aufsichtsrat kann abweichend von § 108 Abs. 4 AktG den Zustimmungsbeschluss ungeachtet der Regelungen in der Satzung oder der Geschäftsordnung ohne physische Anwesenheit der Mitglieder, schriftlich, fernmündlich oder in vergleichbarer Weise vornehmen.
• Die vorstehend genannten neuen Regelungen gelten auch für Kommanditgesellschaft auf Aktien; auf die Europäische Gesellschaft (SE) sollen die Regelungen teilweise anwendbar sein.

Die Regelungen des kürzlich verabschiedeten Gesetzes sind vor dem Hintergrund der derzeitigen COVID-19-Pandemie sehr zu begrüßen. An einigen Stellen bedarf es noch einer Klarstellung durch den Gesetzgeber. 

• Problematisch ist unter anderem, dass bei einer Einberufung der Hauptversammlung mit verkürzter 21-Tages-Frist, das Ergänzungsverlangen von Aktionären zur Tagesordnung mindestens 14 Tage vor Abhaltung der Hauptversammlung der Gesellschaft zugehen muss. Dies bedeutet in der Konsequenz, dass der Gesellschaft in solchen Fällen weniger Vorbereitungszeit bezüglich der Tagesordnungsergänzungsverlangen der Aktionäre zur Verfügung steht. Ob den Ergänzungsverlangen dann noch angemessen Rechnung getragen werden kann, ist insbesondere bei umfangreichen Anliegen und auch vor dem Hintergrund der Planung einer virtuellen Versammlung fraglich. 
• Die neuen Regelungen äußern sich allerdings nicht zu dem Zusammenspiel zwischen der nunmehr bestehenden Möglichkeit, Hauptversammlungen innerhalb eines Geschäftsjahres abhalten zu können und der verkürzten Einberufungsfrist nach § 123 Abs. 1 Satz 1 AktG. Da § 123 Absatz 1 AktG nur eine Mindestfrist vorschreibt, ist eine freiwillige Ausdehnung dieser Frist durch eine frühere Bekanntmachung der Einberufung durchaus zulässig. Um den Dispositionsschutz der Aktionäre nicht durch die Gefahr des Vergessens zu obstruieren, ist der vorfristigen Bekanntmachung allerdings eine Grenze von etwa 10-12 Wochen vor der Hauptversammlung zu setzen. Eine Überschreitung dieser "Höchstfrist" kann daher zur Anfechtbarkeit der in der Hauptversammlung gefassten Beschlüsse führen. Es ist nicht auszuschließen, dass es zu Konstellationen kommen kann, in denen die Verlängerung der in § 174 Absatz 1 Satz 2 AktG normierten achtmonatigen Frist auf 12 Monate faktisch nicht genutzt werden kann, da die Höchstfrist – mangels bisher gegenteiliger Regelungen – auch in diesen Fällen gilt. Eine Nachbesserung seitens des Gesetzgebers wäre auch hier wünschenswert. 

Autoren: Verena Leuchten, Peter Lange